Comment gagner du temps sur la gestion de sa comptabilité pour une agence de formation

Quelle est l’activité de Spontanez vous ?

Nous accompagnons les professionnels afin qu’ils s’expriment avec aisance en public pour prendre la parole ou travailler en équipe. Nous sommes formateurs en communication et comédiens ; nous nous appuyons sur les techniques de l’improvisation et du théâtre.

 

Quel est votre engagement, quelle est votre devise ?

Notre dynamique est d’accompagner les gens pour les voir progresser afin qu’ils retrouvent du plaisir dans l’animation de réunions, de conférences et dans la communication au sein de leur équipe. A l’issue de la formation, ils sont devenus acteurs de leur communication.

La notion de plaisir est essentielle en formation, notamment dans la mise en pratique.

Enjeux

Nous sommes deux associés et nous avons fait le constat que nous passions beaucoup de temps à gérer les factures, l’administratif de manière globale. De nombreuses tâches étaient réalisées en doublon sur nos fichiers excel respectifs et nous avons souhaité simplifier les processus au sein de l’équipe.

Par exemple, les sorties de facture étaient saisies sur un fichier excell pour les comptables et sur un autre fichier pour notre suivi. Autre exemple, pour saisir un devis, nous partions d’un modèle existant le plus proche que l’on modifiait, ce qui pouvait être source d’erreur. La ressaisie du devis en facture était lourde.

Aujourd’hui, nous pouvons transformer le dit devis en facture par un simple clic. Pour bâtir un devis, il nous suffit d’appeler la bonne ligne pour incorporer son contenu. Toutes nos offres sont répertoriées au sein d’un catalogue, ce qui nous permet de gagner un temps précieux.

Nous avions également pour souhait d’augmenter rapidement notre volume d’activité et pour cela, il nous fallait absolument nous libérer des tâches récurrentes et chronophages.

Nous avions besoin de simplifier, de formaliser, d’être clair et prêt pour anticiper la charge de travail à venir, et ainsi dédier toute notre énergie à la formation.

Pourquoi avoir choisi Sinao ?

Nous étions coach dans l’accélérateur Let’s Grow et c’est en accompagnant les deux co-fondateurs de Sinao lors d’une formation au pitch, que nous avons réalisé l’importance pour notre activité d’utiliser un logiciel de gestion.

 

Aujourd’hui, toute notre activité est centralisée à un seul endroit, sur la page d’accueil du logiciel.

Sinao nous permet d’avoir une vision claire et synthétique de notre activité mois par mois  : nombre de devis validés, montant des factures émises et en attente de règlement, relances clients à effectuer, factures à régler à date d’échéance…  Sinao nous permet d’automatiser toutes ces tâches.

Nous pouvons ainsi  suivre facilement notre activité, connaître en temps réel notre prévisionnel de ventes, et planifier les formations à venir.

En fait, tout est utile, on adore la page d’accueil car on a une vue synthétique de notre activité grâce aux tableaux de bord  qui nous indique mensuellement  les offres émises ainsi que l’état de notre trésorerie.

Ce qui est hyper pratique, c’est de passer du devis à la facture, ainsi que la vue en temps réel sur les factures à régler, les dépenses à venir.

Depuis janvier (notre début d’exercice comptable), on utilise la gestion des achat/dépenses, et le rapprochement avec le compte bancaire.

Lorsqu’il y a des nouveautés, de nouvelles fonctionnalités, lorsque la plate-forme évolue, les fondateurs sont très à l’écoute de nos besoins et de nos attentes, et cela fait toute la différence.

Bénéfices

Sinao nous apporte un gain de temps certain, de la simplicité, et de l’efficacité. Cette appli web est pratique et nous donne un accès direct à l’ensemble des données dont nous avons besoin au quotidien.

En un coup d’oeil, nous avons une vision globale de l’activité et de l’évolution des performances. Nous savons à tout moment si nous sommes en bonne voie pour rejoindre les objectifs que nous nous sommes fixés.  Bref, ça nous éclaire tous les jours.

 

Notre perception de la compta a changé. L’agilité que nous avons acquise grâce à cet outil d’analyse nous permet aujourd’hui de prendre du plaisir à piloter notre entreprise.

Pablo & Ludovic

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