Au quotidien, des logiciels de comptabilité peuvent aider les entreprises, notamment dans la préparation de factures pour les clients, les employés et pour l’entreprise elle-même.
Un logiciel de comptabilité est un type de logiciel que les professionnels en comptabilité ou les propriétaires d’entreprise utilisent pour traiter des transactions comptables et gérer des comptes. Il est généralement créé par un tiers pour les petites et moyennes entreprises, bien que les grandes entreprises disposent de leur propre logiciel de comptabilité interne.
Tout d'abord, vous devez choisir un logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise. Déterminez les fonctionnalités, l'accessibilité et la convivialité que vous souhaitez que votre logiciel ait. Voici certaines des fonctions de base d’un logiciel de comptabilité:
Pour enregistrer les factures, saisissez les informations de facturation du fournisseur et créez des factures client dans votre logiciel. Pour suivre les dépenses et les revenus, utilisez vos listes de factures et enregistrez chacun de vos paiements. Vous pouvez effectuer des paiements et imprimer des chèques à partir du logiciel. Pour afficher les états financiers, entrez la période que vous souhaitez voir et exécutez le rapport dans le système.
Un logiciel de comptabilité permet d’économiser du temps et de l’argent, et de vous offrir une activité raisonnable, valable et appropriée. Il peut le faire de la manière suivante: saisir données de manière simple, les importer rapidement, les mettre en œuvre simple après traitement, effectuer une vente, générer une facture et réduire les retards.
Cet outil permet également de bénéficier d’un rapport automatique, notamment au niveau des débiteurs et créanciers, des profits et pertes, des comptes clients, des inventaires, des prévisions, etc. Son utilisation permet une très faible probabilité d'erreurs.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité ne profitera pas également à toutes les entreprises. Si vous envisagez de passer de la comptabilité manuelle à la comptabilité informatisée, vous devez tenir compte de ces inconvénients possibles:
Premièrement, toutes les informations concernant l’identité du vendeur doivent s’afficher sur la facture. Notamment, il doit y avoir son nom, son adresse exacte, son numéro de SIRET ainsi que son immatriculation, le numéro d’identification TVA du vendeur selon le statut de l’entreprise. Aussi, la structure juridique de l’entreprise et le montant du capital social doivent clairement s’afficher dans la facture.
Le numéro de la facture doit suivre le numéro de la facture précédente, c’est-à-dire que le numéro de série de la facture suit un ordre chronologique.
Deuxièmement, il doit y avoir les descriptions claires sur le produit ou le service. Par exemple, si vous êtes un magasin de chaussures, vous devrez bien décrire le produit. C’est-à-dire qu’au lieu d’écrire chaussure à talon vous le remplacerez par « talon carré noir pointure 38 ».
Dans le cas où il y a une prestation de service par exemple au lieu d’écrire « deux heures de travail », ce sera plus clair si vous le changez par « deux heures de travail- réparation du chauffe-eau ».
Troisièmement, il est obligatoire que les coordonnées du client soient affichées clairement et sans faute dans la facture. Et il faut faire bien attention sur le mode de remplissage et le choix des caractères spéciaux, surtout dans le cas des clients internationaux.
Voici une liste des informations sur les clients qui doivent au moins figurer sur la facture : son identité, son adresse, aussi que le numéro identifiant du client au sein de l’entreprise s’il y en a.
Enfin, on doit avoir les informations sur les prix et les taxes sur une facture. Notamment, les prix hors-hors-taxes des produits des produits ou des prestations de services et la valeur du montant des taxes doivent s’y afficher. Puis, le montant total ou le prix TTC et les promotions comme le rabais, la remise ou la ristourne sont aussi à préciser s’il y en a.
L’utilisation des logiciels de facturation est vivement recommandée pour une entreprise. En effet, il permet la réduction des marges d’erreur lors de l’édification des factures, mais aussi il permet une mise à jour automatique des données sans avoir le faire manuellement. Un meilleur suivi des paiements et des retards sont aussi améliorés grâce au logiciel de facturation. Par ailleurs, il permet aux utilisateurs de travailler sur une même interface.
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