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Comment changer de logiciel de comptabilité sans problème ?

14/10/2020

Sommaire

Pour la comptabilité de votre entreprise, vous avez peut-être décidé de gérer vous-même tout ou partie des tâches de gestion comptable. Dans ce cas, vous avez certainement recours à un logiciel de comptabilité.

Cependant, tous les logiciels de comptabilité ne sont pas de même qualité : certains sont mieux adaptés que d’autres aux besoins de votre entreprise… et certains sont tout simplement meilleurs que d’autres !

Il existe un tas de raison de changer de logiciel de comptabilité. Passer d’un logiciel à l’autre n’est pas toujours chose aisée. C’est pour cette raison que nous allons tenter de vous aider au mieux à réussir votre changement de logiciel de comptabilité sans problème.

Tout d’abord, avant de rentrer dans le vif du sujet, intéressons-nous à la question suivante : pourquoi changer de logiciel de comptabilité, et quel type de logiciel choisir ?

Pourquoi changer de logiciel comptable ?

Comme nous l’avons déjà dit, il existe un grand nombre de raisons qui peuvent pousser une entreprise à changer de logiciel de comptabilité. Voici une petite liste non-exhaustive des principales raisons que nous voyons pour une entreprise de changer de logiciel comptable :

  • Opter pour un logiciel plus adapté à vos besoins, pour s’adapter au changement de taille de votre entreprise et à vos perspectives de développement ;
  • Passer d’un logiciel comptable en mode licence à un logiciel comptable en mode Saas : en effet, un logiciel Saas permet plus de souplesse d’utilisation, et il n’est pas rare de voir des entreprises changer de logiciel pour passer de l’un à l’autre ;
  • Si votre cabinet comptable change de logiciel, vous souhaitez certainement que vos données restent synchronisées : vous devez donc vous munir du même logiciel que lui ; 
  • Si votre entreprise rejoint un groupe qui a déjà son propre logiciel, vous devez, là encore, vous aligner et vous munir du même logiciel pour pouvoir synchroniser vos données ;
  • Parce que vous voulez mettre tout votre système sous le même programme, en installant un PGI (programme de gestion intégrée) ;
  • Parce que vous n’êtes tout simplement pas satisfait de votre précédent logiciel (pas assez ergonomique, pas assez de fluidité dans l’utilisation, une interface pas assez intuitive, des fonctionnalités manquantes, une assistance pas assez réactive…) ;

Vous l’aurez compris, il existe donc un grand nombre de raisons de changer de logiciel de comptabilité. 

Mais il faut faire attention : on sait ce qu’on perd, mais on ne sait pas ce qu’on récupère ! Il faut donc choisir avec soin son nouveau logiciel. Faites attention à bien sélectionner un logiciel de comptabilité qui sera plus adapté à vos besoins que le précédent.

Comment bien choisir son logiciel comptable ?

Si vous changez de logiciel comptable, et que votre nouveau logiciel ne vous est pas imposé (par votre expert-comptable, ou lorsque vous rejoignez un groupe, par exemple), alors vous devez prendre le temps de bien réfléchir et de bien comparer vos options avant de choisir le nouveau.

Vos besoins en matière de logiciel comptable vont varier en fonction de divers facteurs :

  • Quel est votre budget alloué à votre logiciel de comptabilité ?
  • Combien d’utilisateurs devront avoir accès au logiciel ?
  • Comment voulez-vous gérer les droits d’accès au logiciel ?
  • Avez-vous besoin d’une certaine mobilité dans vos accès au logiciel, ou pouvez-vous vous contenter d’un accès monoposte ?

Quelles sont les tâches que vous devez remplir en autonomie ?

La plupart de ces questions vous permettront notamment de déterminer si vous allez avoir besoin d’un logiciel licencié ou d’un logiciel Saas. Mais elles vous permettront aussi de regarder si votre potentiel futur logiciel de comptabilité met à disposition de ses utilisateurs tous les outils dont vous aurez besoin.

Si vous déléguez une partie de vos tâches comptables à un expert-comptable, alors vous n’allez pas avoir besoin de certaines fonctionnalités en particulier.

En revanche, si vous gérez toute votre comptabilité à partir de votre logiciel, ce dernier devra être complet, et être facile d’utilisation. En effet, la comptabilité n’est pas forcément votre domaine de compétence. 

Le logiciel de gestion Sinao, par exemple, est adapté à un professionnel qui n’est pas spécialisé dans la comptabilité, et a besoin d’un accompagnement. Il s’agit d’un logiciel intuitif, fluide, qui vous accompagne étape par étape. Sinao vous permet non seulement de faire votre saisie comptable quotidienne, mais également de créer vos factures. Le logiciel est effectivement également équipé d’une fonctionnalité devis et facturation.

Sinao a pour objectif de permettre à ses utilisateurs de gérer leur entreprise en toute sérénité. Son interface instinctive et ses fonctionnalités pratiques ont déjà séduit un grand nombre de professionnels. Si vous n’êtes pas satisfaits de votre logiciel de comptabilité actuel :

  • Parce que vous le trouvez trop difficile d’utilisation ;
  • Parce que vous le trouvez peu ergonomique ;
  • Parce qu’il ne vous permet pas de faire tout ce que vous aimeriez y faire ;
  • Parce que vous ne bénéficiez pas d’un suivi et d’un soutien assez efficace ;

… alors peut-être qu’il est temps de changer pour Sinao !

La reprise d’une comptabilité déjà existante sur un nouveau logiciel

Utiliser un nouveau logiciel de comptabilité peut donc être une très bonne idée, et même parfois une obligation. En revanche, la transition d’un logiciel à l’autre n’est pas chose aisée. 

Conserver les données de votre ancien logiciel

Tout le travail que vous avez déjà préalablement fourni se trouve sur votre ancien logiciel. Cependant, au moment de la fermeture de ce logiciel, vous allez avoir besoin de récupérer toutes ces informations. Par exemple, si vous opérez votre transition au milieu de l’année (ou au milieu de votre exercice comptable), il est impératif que toute votre saisie comptable depuis le début de votre exercice comptable soit transférée sur votre nouveau logiciel. De cette manière, votre logiciel pourra fournir les comptes annuels complets en fin d’année.

Cette étape-là de la transition de logiciel comptable n’est pas la plus évidente, loin de là. Parfois, les données de votre ancien logiciel ne sont pas au même format que celui attendu par votre nouveau logiciel. Vous faîtes face à l’une des trois situations suivantes :

  • Vous pouvez directement importer votre travail de votre ancien logiciel au nouveau ;
  • Vous pouvez exporter les données de votre ancien logiciel, les convertir au format adapté et les importer sur votre nouveau logiciel ;
  • Vous êtes dans l’obligation de saisir manuellement les informations de votre ancien logiciel sur votre nouveau logiciel.

Si vous êtes dans la troisième situation, votre transition sera plus pénible, c’est certain. Cependant, normalement, lorsque vous changez de logiciel, l’éditeur de votre nouveau logiciel vous apportera toute l’aide possible pour faciliter l’importation de vos données dans ce nouveau logiciel. 

Pourtant, même si vous recevez de l’aide, ce sont des difficultés qui peuvent être évitées. C’est pour cette raison, et pour éviter au maximum les situations pénibles, qu’il faut toujours bien préparer sa transition en amont, et notamment bien choisir le moment du changement de logiciel.

Changer de logiciel à un moment stratégique

Pour faciliter la gestion d’une entreprise, il est toujours mieux d’opérer la totalité des opérations d’un exercice comptable sur le même logiciel. De fait, il est beaucoup plus stratégique d’attendre la fin de votre exercice comptable avant de changer de logiciel.

De plus, il est important, avant de faire votre changement de logiciel de comptabilité, de bien prendre conscience du fait qu’il s’agit d’un bouleversement majeur de la vie de votre entreprise. Une grande partie de votre gestion sera impactée par ce changement. Ce changement sera, nous l’espérons bien, un changement positif dans la vie de votre entreprise. Mais cela ne change rien au fait que votre entreprise devra s’adapter à ce nouvel outil. Il est donc essentiel de mettre toutes les chances de votre côté pour que cette transition se fasse le plus sereinement possible.

Si vous choisissez d’opérer votre changement effectif de logiciel à la fin d’un exercice comptable, il vous suffira alors d’archiver cet exercice comptable sur votre ancien logiciel. Vous n’avez plus besoin d’y toucher, et vous pouvez faire démarrer votre nouvel exercice sur votre nouveau logiciel.

Il s’agit-là de la façon la plus stratégique de procéder. Malheureusement, ce n’est pas toujours possible ! Cela reste cependant, si vous avez le choix, l’un des conseils les plus importants que l’on peut vous donner à ce sujet.

Demander de l’aide à votre expert-comptable

Vous êtes concernés par ce conseil si vous avez opté pour une gestion partagée de votre comptabilité (vous en gérez une partie, mais vous avez également recours à un expert-comptable pour certaines tâches). 

Dans ce cas, vous avez à votre disposition un expert, dont les connaissances en matière de gestion des logiciels de comptabilité peuvent se révéler être un atout précieux lors de cette période de transition.

N’hésitez pas à :

  • demander conseil à votre expert-comptable au moment du choix de votre logiciel ;
  • demander conseil à votre expert-comptable quant à la bonne façon de gérer votre transition ;
  • demander de l’aide à votre expert-comptable si vous rencontrez des difficultés au moment de cette transition.

Profitez de votre changement de logiciel comptable pour faire du nettoyage dans vos données

Votre changement de logiciel de comptabilité peut être une belle occasion pour un grand ménage de printemps.

Si vous utilisez votre ancien logiciel de gestion depuis un certain temps, des données inutiles ont forcément commencé à s’accumuler dessus, et à compliquer la gestion de votre entreprise et le processus de synthèse des informations. Ces données inutiles peuvent également amoindrir la qualité du fonctionnement de votre logiciel.

Profitez de la migration de vos données vers votre nouveau logiciel pour nettoyer toutes les informations inutiles. Créez une harmonie dans vos données avant de les exporter, et/ou de les archiver.

Former les futurs utilisateurs du nouveau logiciel

Une fois la transition d’un logiciel à un autre effectuée, il faut commencer à utiliser le nouveau logiciel.

Apprendre à utiliser correctement un outil, ce n’est pas instinctif : ça s’apprend ! La formation de vos employés à la gestion du logiciel sera donc l’une des dernières étapes de votre changement de logiciel.

C’est une étape clé, et qui ne peut pas être évitée. Si plusieurs de vos employés ont accès au logiciel de comptabilité, et doivent l’utiliser de manière régulière, ils doivent avoir toutes les clés en main.

Parfois, l’éditeur de votre nouveau logiciel prévoit une formation pour vous et vos employés, ou alors une formation pour vous uniquement, que vous pourrez transmettre à vos employés.

Une fois que tout le monde est prêt, il ne vous reste plus qu’à prendre en main votre nouveau logiciel en le pratiquant, et en éprouvant ses outils jour après jour jusqu’à en prendre l’habitude.

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