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Comment classer ses documents comptables ?

Quand une entreprise fait sa comptabilité elle-même, elle enregistre des pièces comptables. Ces justificatifs comptables peuvent être sous différentes formes (factures d’achats, factures de ventes, relevés bancaires) qui doivent faire l’objet d’un classement rigoureux. Nous allons vous présenter comment adopter les bonnes pratiques pour classer ses documents comptables.

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8/5/2020

Sommaire

Les pièces comptables à classer

Voici qu'elles sont les pièces comptables que vous devez généralement classer :

  • Les factures d’achats et de ventes
  • Les relevés bancaires, les justificatifs d’opérations bancaires
  • Les bulletins de paies, charges sociales et déclarations annuelles
  • Les déclaration fiscales

Faire le classement de ses pièces comptables contribue à la bonne gestion de son entreprise et limite le risque de se perdre dans sa comptabilité. Cela génère un gain de temps en permettant, par exemple, à une entreprise de retrouver très rapidement une facture fournisseurs/clients.

Le format des justificatifs comptables à classer

Vous pouvez effectuer votre classement :

  • En format papier (utilisation de classeurs en fonction des journaux comptables utilisés par votre entreprise)
  • En format dématérialisé (les pièces sont numérisées et stockées sur des espaces sécurisés  comme des disques durs externes ou des logiciels de gestion comme Sinao)

La méthode de classement des documents comptables

Pour faire un bon classement de vos documents comptables cela doit permettre de retrouver facilement un justificatif à partir d’un numéro qui lui a été attribué dans la comptabilité.

Selon la périodicité et les caractéristiques d’une entreprise, il existe plusieurs méthodes de classements mais nous avons décidé de vous parler de la ventilation qui est la plus commune.

Selon leur nature, la ventilation des pièces comptables est indispensable (achat, vente, banque). Après avoir été comptabilisé, les pièces sont classées directement dans des classeurs distincts :

  • Factures d’achats > dans un classeur « Achat »
  • Factures de ventes > dans un classeur « Ventes»
  • Relevés bancaires > dans un classeur « Banque »
  • Brouillards de caisse > dans un classeur « Caisse »
  • Journaux de paie et bordereaux de charges sociales > dans un classeur « Paie »
  • Déclaration de TVA > dans un classeur « TVA »

Comment classer ses documents comptables ?

De plus en plus d’entreprises sont à présent prédisposées à adopter l’archivage numérique. En effet selon une étude récente sur les pratiques d’archivage des entreprises françaises, 86% des entreprises interrogées envisagent de mettre en place l’archivage numérique à valeur probante. Et ce, en raison des nombreux avantages qu’il possède à savoir, la sécurité des documents, la facilité d’accès et la centralisation de toutes les pièces justificatives dans un centre de stockage conforme aux normes.

Finalement, les entreprises doivent aujourd’hui passer par la dématérialisation pour mener à bien ces processus et éviter le risque de redressement. En effet, la dématérialisation des processus de gestion devient un passage obligé nécessaire à l’optimisation des méthodes de travail de toute entreprise. Il faut donc veiller à intégrer cette pratique dans tous les processus de l’entreprise, de la gestion de la comptabilité, à la gestion des achats en passant par la gestion des notes de frais.

Sinao permet aux entrepreneurs de suivre toute la gestion quotidienne de leur entreprise : facturation, suivi des achats et paiements, trésorerie... Ensuite, grâce à des algorithmes que l'équipe de Sinao a développés, le logiciel transforme ces données en écritures comptables, à destination de l’expert-comptable. La solution s'adresse aux artisans, aux indépendants, aux petites sociétés de services et aux start-up. Les fonctionnalités de Sinao sont génériques, ce qui lui permet de s'adresser à tout type d’activité. Grâce à Sinao, le chef d'entreprise n'a pas besoin d'avoir de notions comptables, il ne gère pas la comptabilité, il fait simplement sa gestion.

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