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Comment classer efficacement ses factures ?

24/5/2022
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Lorsque l’on est un professionnel, établir des factures et en recevoir fait partie du quotidien. Au fil des semaines, des mois et des années, celles-ci vont s’accumuler, représentant une importante masse de données. C’est pour cela qui est important de classer efficacement ses factures.

Qu’est-ce qu’une facture ? 

La vente de bien ou de service effectué par un professionnel implique obligatoirement d’émettre une facture. 

Une facture est un document qui est à la fois un document commercial, comptable et juridique. Ce document détaille la nature, les conditions d’achat et ventes de marchandises ou services ainsi que sa quantité. 

Que vous soyez une société, une association, une micro-entreprise ou toute autre forme d’entité professionnelle, la facture est un document obligatoire. 

La facture encadre une activité professionnelle et commerciale dès lors qu’il s'agit d’une vente de marchandises ou d’une prestation de service. 

 C'est au moment de la réalisation de la vente que la facture doit être générée. L'acheteur est en droit de demander une facture lorsqu'il achète un produit et le vendeur doit être en capacité de fournir celle-ci.

Selon les cas, plusieurs types de factures peuvent être générées. Tout d'abord il y a la facture pro forma qui est une facture provisoire, c'est une facture qui est utile lorsque le vendeur veut donner une idée d'ordre de prix au client, très utilisé dans en be to be.

La facture pro forma n'a aucune valeur juridique mais est utile pour votre client lorsque celui-ci désire contracter un prêt, par exemple. 

Également, si vous faites de la vente en ligne et à l'international, une facture pro forma est indispensable pour le passage aux douanes.

Il existe aussi la facture d'acompte, c'est une facture qui sera utilisée lorsqu'une partie de la somme finale vous est versée avant le début de la résiliation du contrat.

La facture de situation ou facture d'avancement et une facture intermédiaire que le professionnel va éditer au fur et à mesure de l'avancée de la prestation ou des travaux, cette facture est utile pour pouvoir récupérer une somme intermédiaire à la prestation totale. 

La facture de clôture qui est la voiture la plus utilisée est la plus répandue et la facture délivrée en même temps que le bien ou suite à la réalisation des services. La facture de clôture est un document qui est à la fois commercial, comptable, fiscal et juridique. Cette facture est la preuve d’un achat ou d’une vente de bien ou de service.

Pour finir, il y a également la facture d'avoir qui est une facture donc vous allez avoir besoin pour rectifier ou annuler une facture suite à une erreur, un geste commercial, l'annulation d'une vente ou un remboursement.

Au quotidien, une distinction est faite entre les factures d’achats et les factures de ventes.

La facture est un document légal régi par un cadre réglementaire, c'est le code du commerce qui encadre l'édition d'une facture. 

Une facture doit être établie en langue française et en euros selon l'article LI 23-22 du code du commerce. Cette facture peut être accompagnée d'une seconde facture traduite en langue du client si celui-ci n'est pas francophone. 

Une fois rédigée, la facture ne peut légalement être modifiée. Si vous souhaitez modifier une facture, vous devrez créer une facture d'avoir pour annuler la première et recréer une nouvelle facture.

Les mentions légales obligatoires qui doivent figurer sur une faction : 

  • La mention facture.
  • Le numéro de la facture.
  • La date d'émission de la facture.
  • Le nom et la dénomination sociale de votre établissement.
  • L'adresse du siège social ainsi que l'adresse de facturation.
  • Le numéro de TVA, le numéro de SIREN et la forme juridique de votre entreprise.
  • Le nom et les coordonnées du client.
  • Le numéro d'identification à la TVA du client si c'est un professionnel.
  • Un détail précis des sommes demandées.
  • Une somme globale hors-taxe et une somme finale TTC.
  • Les conditions de paiement, ainsi que les pénalités applicables en cas de retard de paiement.

Les factures doivent être conservées 10 ans au minimum par les deux parties selon l'article LI23-22 du code du commerce qu’il s'agisse d'une version électronique numérique ou papier.

Il existe plusieurs outils en ligne pour créer vos factures. Vous pouvez créer vos factures traditionnellement sur un tableur ou papier, mais nous vous conseillons évidemment la simplicité d'utilisation que Sinao peut vous offrir.

À quoi sert une facture pour une entreprise ? 

Ce qu'il faut retenir d'une facture c'est que celle-ci sert à garder une trace de la transaction  entre un vendeur et son client, une trace comptable mais aussi une trace juridique. La facture va permettre de pouvoir suivre les achats et les ventes d'une entreprise, c'est à travers le cumul de toutes les factures que nous pouvons connaître la situation économique d'une entreprise à travers son chiffre d’affaires.

Pourquoi classer ses factures ?

Le classement des factures est un prérequis tout à fait indispensable à la bonne gestion d’une entreprise.

En classant vos documents, vous allez vous offrir un gain de temps tout en suivant sereinement la gestion de votre entreprise. 

Classer vos factures au quotidien est important pour pouvoir tenir une comptabilité à jour facilement. En effectuant un classement efficace, vous pourrez retrouver vos factures assez simplement et ce sur plusieurs années.

Comment classer efficacement ses factures ? 

Tout d’abord, pour permettre un classement efficace de vos factures, celles-ci doivent être numérotées dans un ordre logique et chronologique. Cela vous permettra de pouvoir les retrouver rapidement à partir d’un numéro qui lui sera attribué dans votre comptabilité. 

Il existe plusieurs méthodes de classement de documents comptables. Concernant vos factures, nous vous conseillons d’utiliser l’une des méthodes les plus communes qui est celle de la ventilation.

Vos factures doivent être classées dans deux grands classeurs distincts :

  • Un classeur Achat pour les factures d’achats 
  • Un classeur Ventes pour les factures de ventes. 

De plus en plus d’entreprises adoptent l’archivage numérique. À juste titre lorsque l’on a conscience des nombreux avantages qu’offre la digitalisation. D’après les dernières statistiques, près de 90% des entreprises françaises archivent leurs factures numériquement. 

Faisons un point sur la meilleure façon pour classer efficacement ses factures : 

  • Il est indispensable que les factures aient une date pour un classement chronologique. 
  • Les factures doivent avoir un numéro unique. Concernant les factures d’achats, vous pouvez faire le choix de le renuméroter ou de les classer par ordre chronologique. 
  • Disposer de deux grands classeurs, l’un pour vos factures d’achats, l’autre pour vos factures de ventes. 
  • Vous pouvez créer des sous-dossiers par clients et par années. 
  • Attention à ne pas trop sous-catégoriser pour ne pas vous retrouver avec une liste interminable de sous-dossiers (Achats/Ventes > Nom du client > année > date > numéro de facture).
  • Conserver ses factures pendant 10 ans. 

Pour classer efficacement ses factures, nous vous conseillons de vous aider d’un logiciel en ligne. C’est ici que Sinao intervient ! 

Sinao vous permet de générer vos devis et factures en quelques clics. Avec un système 100% en ligne, vous vous assurez de ne pas perdre vos documents. De plus, Sinao vous offre une assistance dans le classement de vos factures, vous permettant de vous dégager du temps sur cette partie de votre rôle de chef d’entreprise pour vous consacrer à votre cœur de métier ! 

En adoptant une solution en ligne, vous vous offrez le luxe de mettre fin au calvaire au moment du bilan pour tout saisir et recompter. Vos factures d’achat sont importées dans Sinao en temps réel en vous permettant de les exporter à tout moment pour garder une trace physique. 

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