Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Mais quels sont les intérêts de l’utilisation d’un logiciel de facturation pour suivre ses factures et devis ? Pour avoir les réponses à cette question, nous vous invitons à lire la suite de cet article.

L’évolution de la technologie a favorisé les entreprises dans leur travail. Les ingénieurs en informatique ont facilité l’élaboration des devis aux entreprises.

En effet, de plus en plus d’entreprises utilisent un logiciel de facturation. Les logiciels ont permis aux entreprises de gagner plus de temps, mais aussi d’économiser une somme d’argent considérable. Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel pour faire ses devis ?

Lisez dans la suite de cet article les propositions de réponse à ces questions.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est une invention qui sert à automatiser toutes les besognes liées à la facturation, à la conception du devis ainsi qu’aux encaissements. Le logiciel en ligne vous offre une flexibilité dans l'accessibilité où que vous soyez, à la seule condition que vous ayez accès à internet. Vous bénéficiez d’un suivi et d’une visibilité en temps réel des encaissements et décaissements, factures en attente de paiement, etc. D’autre part, l’utilisation d’un logiciel de facturation respecte totalement le cadre juridique. Il permet d’établir des devis et des factures conformes à la loi qui le régit. Aussi, dans le cas où une base de données devrait être modifiée, on n’a plus besoin de changer les autres données manuellement. En effet, le logiciel a été programmé pour le faire automatiquement.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation

Nombreux sont les avantages que procure l’utilisation des logiciels de facturation. Les logiciels de facturation offrent une meilleure commodité aux entreprises de gérer et de suivre la facturation. Et cela de façon simple et facile grâce à un système qui ne demande pas de connaissance avancée en informatique. D’abord, ils permettent de gérer et d’apporter des modifications aux factures et aux devis à partir des exemples existants. Ces derniers peuvent être modifiés et personnalisés par l’auteur. Mais surtout d’éviter les erreurs dans la facturation et le devis. Une automatisation dans la mise à jour des modifications souscrites dans les factures facilite la gestion de celles-ci. Ensuite, grâce à sa conception, le logiciel permet aux utilisateurs de travailler sur un même volet.

Par ailleurs, le transfert des bases de données çà distance est possible depuis une application mobile. Le transfert des factures par mail est plus flexible. De plus, l’impression des fax est plus rapide. L'utilisateur aura donc un gain de temps dans l’accomplissement du travail. Il permet également de savoir les caractéristiques de la facture : s’il y a des retards, des paiements… etc.

Les logiciels de facturation ont facilité la vie surtout aux entreprises. Les factures affichent la quantité, la nature et les prix des produits ou des services vendus.

Les erreurs de facturation

Il suffit d’entrer la liste des produits ou des services à facturer ainsi que la quantité de chacun d’eux. Puis, le logiciel va se charger du reste. Comme le logiciel a été programmé, cela va permettre d’éviter les erreurs de calcul. En effet, vous n’aurez plus qu’à choisir le client concerné et envoyer le document en moins d’une minute. Il est à noter que le client choisi ait été préalablement renseigné dans le logiciel ou encore inséré depuis un logiciel CRM.

  • Prévenez à l’avance vos flux de trésorerie

Grâce à ce logiciel, vous allez pouvoir faire un suivi sur vos créances. De ce fait, vous éviterez aussi les mauvaises surprises à propos de vos comptes. Vous allez pouvoir anticiper l’état de votre compte.

  • Une meilleure ergonomie

Le logiciel de facturation permet à son utilisateur de travailler sur la même interface.  Par ailleurs, il procure un certain gain de temps à son utilisateur. En effet, ce dernier va prendre plaisir en établissant la facture et il va rechigner moins. Autrement dit, vous allez faire votre travail dans un temps réduit, mais aussi vous allez bien l’accomplir loin des erreurs.

  • Plus de mobilité et de liberté

L’évolution de la technologie a facilité la vie de l’homme dans plusieurs domaines. En effet, on peut envoyer les informations depuis les applications mobiles n’importe où n’importe quand.

Ce que vous éviteriez en utilisant un logiciel de facturation

D’abord, vous allez prévenir les données erronées sur les clients. En effet, toutes les informations sur votre client devront être bien correctes. Ensuite, il va vous aider à appliquer le taux de TVA adéquat au service que vous avez fourni. L’adoption du mauvais taux à chaque fois va finir par vous entrainer vers un redressement. Puis, vous n’allez pas oublier les indications obligatoires. Notamment les informations sur le produit ou la prestation de services, la date de l’émission, le numéro de série de la facture, l’identité de l’acheteur, le mode de paiement, etc. Enfin, vous allez éviter les erreurs de chiffrage. En effet, la moindre petite erreur pourrait affecter la situation financière de votre entreprise. Vaut mieux prévenir que guérir alors pourquoi ne pas utiliser un logiciel de facturation pour suivre sa facture ?