Passer à la facturation dématérialisée n'est pas seulement une tendance, c'est une nécessité pour optimiser votre gestion, réduire les coûts et rester conforme aux réglementations. Imaginez un monde où vos factures sont envoyées en un clic, archivées automatiquement, et accessibles en un instant. Pratique, non ?
Dans cet article, nous allons démystifier la transition vers la facturation électronique. Nous vous présenterons les avantages incontournables pour votre boutique en ligne, et vous guiderons pas à pas à travers les étapes essentielles : comprendre ce qu'est la facturation électronique, évaluer vos besoins, choisir le bon logiciel, former votre équipe, et enfin, mettre en œuvre ce nouvel outil. Prêt à transformer votre gestion de factures et à simplifier votre quotidien ? Suivez le guide !
La facturation électronique, c’est simplement la transmission, la réception et le stockage des factures sous un format numérique sécurisé.
Rappel légal obligatoire : À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques. Pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, l’obligation d’émettre des factures électroniques débutera également à cette date, tandis que pour les TPE, cette obligation prendra effet à partir du 1er septembre 2027. Adopter la facturation électronique dès maintenant vous permettra de vous conformer à ces nouvelles règles sans stress. Plus d'infos sur : economie.gouv.fr
Pour réussir votre transition vers la facturation électronique, il est important de bien comprendre les besoins spécifiques de votre boutique en ligne. Voici comment procéder :
Commencez par examiner votre système de facturation actuel. Posez-vous les questions suivantes :
Cette analyse vous aidera à identifier les points faibles de votre système actuel et à déterminer ce qui doit être amélioré. Par exemple, si vous constatez que l’envoi de factures prend trop de temps ou entraîne des erreurs fréquentes, il est peut-être temps de considérer une solution plus automatisée comme Sinao.
Une fois que vous avez une vision claire de votre situation actuelle, il est essentiel d’identifier les fonctionnalités clés que votre futur système de facturation électronique devrait posséder :
Avec un logiciel comme Sinao, vous pouvez automatiser l’import de factures depuis votre boutique. Cela signifie que dès qu'une commande est passée sur votre boutique en ligne, une facture peut être importée automatiquement, réduisant ainsi le temps consacré à la facturation. Cette automatisation permet également de minimiser les erreurs humaines liées à la saisie manuelle des données, garantissant que chaque facture soit précise et conforme aux attentes de vos clients.
Gestion automatique des dépenses et des factures fournisseurs : Si le mot facturation électronique est le plus souvent associé aux ventes, il existe aussi au côté des achats : on parle alors de facturation électronique fournisseurs. Il n’en est pas moins important. Il est une obligation légale de stocker ces factures fournisseurs, et une obligation de les recevoir ses sous format électronique pour toutes les entreprises (et micro-entreprises) sans exception dès le 1er septembre 2026. Avec un logiciel comme Sinao, les factures de vos fournisseurs transiteront par la PDP intégrée à Sinao pour vous parvenir dans Sinao (page Achats).
Automatisation de la saisie comptable et de la pré-comptabilité : Idéalement, trouvez un logiciel qui catégorise comptablement en automatique les factures issues de votre boutique et vos factures fournisseurs. Avec un logiciel comme Sinao, la facture de ventes issue de votre boutique (ou d’achats que vous aurez stockée) n’est pas simplement existante, elle est aussi classée (ligne par ligne) comptablement, la TVA collectée (et déductible) directement intégrée au calcul de votre TVA et les écritures comptables faites provisoirement afin de permettre un transfert immédiat en comptabilité.
🔗 Intégration avec votre plateforme e-commerce : Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez s’intègre à votre système existant. Sinao s’intègre parfaitement à Prestashop à laquelle il est connecté directement mais aussi d'autres, desquelles il peut recevoir des exports ou être connecté par API. Grâce à cette compatibilité voire cette intégration, toutes les ventes réalisées sur votre site sont automatiquement importées dans le logiciel de facturation et comptabilité. Cela simplifie le processus d’import en comptabilité ce qui vous permet de vous concentrer sur la croissance de votre activité.
📂 Archivage numérique sécurisé : La possibilité de conserver toutes vos factures sous format numérique vous permet un accès facile et rapide. Sinao garantit un archivage sécurisé avec un système de sauvegarde des bases de données toutes les 20 minutes, sans limite dans le temps de durée de conservation. Vos documents sont stockés de manière organisée et accessible, ce qui facilite la consultation rapide en cas de besoin, que ce soit pour un audit ou pour répondre à des demandes de clients. Avec Sinao, vous pouvez dire adieu aux montagnes de papiers et bénéficier d'une gestion documentaire modernisée.
✅ Conformité aux réglementations : Il est crucial que le logiciel choisi soit conforme aux exigences légales en matière de facturation électronique. Depuis le 15/10/2024, cette conformité signifie un logiciel en cours d’immatriculation PDP ou un logiciel répondant aux spécificités techniques documentaires et partenaire d’une PDP. En effet, une entreprise est dans l’obligation de choisir une PDP, seule plateforme habilitée dès le 1/09/2026 à émettre et recevoir les factures des échanges commerciaux. Sinao s’engage à rester à jour avec les changements réglementaires vous offrant ainsi une tranquillité d'esprit. Par exemple, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, Sinao fait le choix de l’immatriculation PDP pour que les factures s’envoient directement depuis la fonctionnalité intégrée de PDP du logiciel (sans plateforme PDP tierce connectée, source d’erreur de données). Vous pouvez être sûr que vos factures respectent toujours les exigences en vigueur, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité sans vous soucier des complications juridiques.
💰 Suivi des paiements et relances automatiques : La gestion des paiements est un aspect clé de toute entreprise, et Sinao facilite cette tâche. Avec des fonctionnalités de suivi des paiements, vous pouvez facilement visualiser l'état de chaque facture, savoir qui a payé et qui est en retard. De plus, le logiciel permet d’envoyer des relances automatiques en cas de retard de paiement, ce qui améliore la gestion de votre trésorerie et vous aide à maintenir des flux de trésorerie sains sans avoir à gérer manuellement les suivis. Dans le cadre de la facturation électronique, les paiements sont aussi un élément central. Souvent moins connus que les flux de factures, ils doivent cependant être transmis à l’administration fiscale. Avec Sinao, assurez aussi la conformité de transmission des données de paiement.
📊 Rapports et analyses : Enfin, pour obtenir des insights précieux sur vos ventes et votre trésorerie, choisissez un logiciel qui propose des outils d’analyse. Sinao vous permet de générer des rapports détaillés sur vos ventes, vos créances, votre trésorerie et votre rentabilité. Des indicateurs pratiques sont également mis à disposition tel que le solde de trésorerie après TVA ou la trésorerie fin de mois. Par exemple, la trésorerie après TVA permet de ne pas se faire “avoir” par un CA important alors qu’il ne s’agit que d’un fort montant de TVA collectée !
En évaluant ces besoins, vous serez mieux préparé à choisir un logiciel de facturation électronique adapté à votre boutique en ligne. Sinao, avec ses nombreuses fonctionnalités (facturation, comptabilité, PDP) et son interface conviviale, peut vous aider à optimiser votre gestion financière et à faciliter votre transition vers la facturation électronique.
L’intégration d’un logiciel de facturation électronique dans votre système existant est une étape cruciale pour garantir une transition fluide et efficace. Voici les étapes à suivre pour réussir cette intégration :
La facturation électronique représente un véritable atout pour les e-commerçants offrant des avantages indéniables tels que l'automatisation des processus, une gestion centralisée de l’activité et des paiements. En identifiant une plateforme unique pour automatiser votre gestion, votre comptabilité et la facturation électronique, vous gagnez non seulement du temps, mais vous améliorez également la satisfaction de vos clients grâce à une expérience plus fluide et professionnelle.
Il est temps d'entamer votre transition vers la facturation électronique. Ne laissez pas la complexité des démarches administratives freiner votre croissance. En vous préparant simplement à la facturation électronique vous positionnez votre boutique en ligne pour un avenir plus efficace et conforme aux réglementations à venir. Notre conseil pour TPE, le moins d’intermédiaire possible : votre boutique (une ou plusieurs) > votre logiciel de facturation électronique (facturation, comptabilité + PDP).
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👉 Prêt à faire le saut ? Contactez un expert pour vous guider dans cette démarche ou essayez un logiciel de facturation électronique comme Sinao. Avec ses fonctionnalités adaptées aux besoins des e-commerçants, Sinao vous aidera à optimiser votre gestion financière et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise.
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