La facturation électronique est devenue incontournable dans le monde des affaires, apportant de nombreux avantages : elle rend les processus plus efficaces, réduit les coûts et assure le respect des réglementations. Mais attention, tous les logiciels de gestion ne sont pas forcément adaptés à cette évolution numérique. Alors, comment savoir si votre logiciel est prêt pour la facturation électronique ? Dans cet article, nous allons vous guider à travers les critères essentiels pour évaluer votre outil et vous présenter Sinao, une solution qui simplifie grandement ce processus.
Avant de plonger dans l’évaluation de votre logiciel de gestion, il est crucial de bien comprendre ce qu’est la facturation électronique.
Qu’est-ce que la réforme de la Facturation Électronique, au juste ? 🧐
En quelques mots, la facturation électronique, c’est tout simplement le fait de créer, transmettre et recevoir des factures au format numérique plutôt qu'en format papier. Mais attention, ce n’est pas juste une question de passer au digital ! Ce processus repose sur l’utilisation de normes spécifiques et doit respecter des réglementations légales qui varient d’un pays à l’autre.
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues de recevoir des factures électroniques, et cette réforme introduit des exigences spécifiques pour garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures électroniques. Il est donc essentiel de se préparer dès maintenant pour être en conformité avec ces nouvelles obligations.
Pour que votre logiciel de gestion soit pleinement compatible avec la facturation électronique, il doit répondre aux normes de facturation numérique suivantes :
Génération de factures conformes 🧾 :
Cette nouvelle obligation de recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) marque un changement significatif dans le paysage de la facturation électronique en France. Cette modification découle du communiqué de presse daté du 15 octobre 2024, l'Etat déclare abandonner la mise en place de son portail public de facturation électronique (PPF) et confier aux plateformes partenaires (ou PDP) l'entièreté de la facturation électronique.qui annonce la suppression de certaines fonctionnalités clés de la plateforme de dématérialisation publique (PPF). En conséquence, les entreprises n'ont plus la possibilité de choisir entre une plateforme publique et une plateforme privée pour la gestion de leurs factures électroniques.
Dorénavant, seules les PDP privées seront habilitées à gérer l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques. Ces plateformes privées, qui sont soit déjà immatriculées, soit en cours d'immatriculation, doivent se conformer à des exigences strictes pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données transmises.
Transmission sécurisée des factures 🔒 :
Pouvoir envoyer les factures électroniques de manière sécurisée via la connexion directe à une plateforme de dématérialisation partenaire. Garantir la confidentialité et l'intégrité des données transmises.
Transmission électronique 🔄 :
Ensuite, examinez comment votre logiciel gère la transmission des factures. Intègre-t-il directement les fonctionnalités d’une plateforme de dématérialisation (ce qui signifie qu'il est immatriculé ou en cours d’immatriculation en tant que PDP) ou propose-t-il une connexion externe avec une plateforme de dématérialisation partenaire ? Dans ce dernier cas, le logiciel vous laisse libre de choisir votre propre plateforme ou a noué des partenariats avec plusieurs plateformes pour vous offrir plus d'options.
Si ce n'est pas le cas, il est impératif de continuer à chercher un logiciel adapté. Aucun transfert ou dépôt manuel, comme certaines entreprises peuvent l'expérimenter avec la plateforme publique Chorus Pro, ne sera possible. Assurez-vous que votre solution de facturation électronique permet une intégration fluide et sécurisée avec une plateforme de dématérialisation partenaire pour garantir la conformité et l'efficacité de vos processus de facturation.
Vous vous demandez si votre logiciel est à la hauteur pour gérer la facturation électronique ? Une évaluation approfondie s’impose. Voici comment procéder :
Tableau comparatif : logiciels conformes et non conformes à la facturation électronique
Les logiciels conformes, tels que Sinao, Sage ou encore Cegid ci-dessus garantissent non seulement la création de factures électroniques selon les normes en vigueur, mais aussi leur transmission sécurisée via des plateformes reconnues, réduisant ainsi les risques de non-conformité légale.
Les logiciels non conformes, bien qu'utiles pour la facturation générale, présentent des problèmes de sécurité, de conformité aux normes légales, et de complexité administrative, exposant l'entreprise à des inefficacités ou des sanctions.
Si votre logiciel de gestion n'est pas connecté directement à une plateforme de dématérialisation publique ou privée, vous devrez effectuer certaines actions manuelles pour transmettre vos factures électroniques.
Processus manuel 🖐️ :
Cela signifie que vous devrez télécharger les fichiers générés par votre logiciel et les envoyer manuellement, plutôt que d'utiliser un logiciel compatible avec la facturation électronique qui permet l'automatisation complète du processus.
Inconvénients potentiels ⚠️ :
Bien que ce processus manuel puisse fonctionner, il présente plusieurs inconvénients : il est chronophage, augmente les risques d'erreurs et complexifie inutilement le travail.
Comparaison des solutions :
En somme, si votre logiciel n'est pas bien intégré à une plateforme de dématérialisation, le processus devient plus lourd et moins fiable. Il est donc crucial de choisir une solution complète et intégrée pour garantir la conformité et l'efficacité de vos opérations de facturation électronique.
Simplifier le processus de facturation électronique tout en garantissant sa conformité, c'est possible avec Sinao. Sinao est une plateforme dédiée à la gestion de facturation électronique, qui rend le processus de création, de transmission et de réception des factures électroniques à la fois simple et automatisé.
Conformité assurée ✅ : En utilisant Sinao, vous générez des factures électroniques conformes aux normes de facturation numérique et aux réglementations en vigueur. Plus besoin de gérer manuellement le transfert de données vers les plateformes de dématérialisation ; Sinao s’en occupe, garantissant une conformité optimale.
Les 3 volets de la réforme simplifiés :
Il est crucial de vérifier si votre logiciel de gestion est bien adapté à la facturation électronique, car en cas de non-conformité, les conséquences vont bien au-delà de simples problèmes administratifs. En effet, sans un logiciel compatible avec la réforme, vous ne pourrez ni émettre de factures ni recevoir celles de vos fournisseurs, ce qui signifie que vous ne pourrez plus facturer vos clients. Pas de facturation = pas de clients = risque de fermeture de l’entreprise. Avec Sinao, vous optez pour une solution complète et pratique, qui simplifie la facturation électronique, garantit une transmission sécurisée des données et assure que votre entreprise reste conforme et opérationnelle, prête à se conformer à la réforme et à continuer d’évoluer sereinement.
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