Pour tenir sa comptabilité, une entreprise a des obligations. Parmi ces obligations, on retrouve des livres, que l’on appelle les livres comptables. Selon certaines conditions, la tenue de ces livres comptables est obligatoire pour toute personne physique ou morale ayant le statut de commerçant. Ces livres comptables ont pour fonction de tenir à jour des informations essentielles pour la bonne tenue de la comptabilité quotidienne de l’entreprise. Les trois livres comptables obligatoires sont le grand-livre, le livre-journal et le livre d’inventaire.
On peut partir du principe que la tenue des trois livres comptables est en effet une obligation comptable pour les commerçants. Or, on distingue 2 exceptions :
Ce sont les deux cas de figures où des commerçants ne sont pas tenus par l’obligation de tenir des livres comptables. Cela s’explique notamment par le concept-même du statut fiscal de la micro-entreprise, par exemple, qui a pour but initial de simplifier au maximum les tâches de comptabilité.
Dans tous les autres cas de figure, un commerçant est obligé de tenir de manière régulière et précise un grand-livre, un livre-journal et un livre d’inventaire. S’il ne respecte pas cette obligation, il s’expose à des représailles.
Le livre-journal est l’un des trois livres comptables obligatoires. Il s’agit du document qui enregistre tous les mouvements financiers - entrants et sortants - réalisés par l’entreprise. On peut tout simplement parler des recettes et des dépenses : l’argent gagné et l’argent dépensé. On parle des mouvements financiers de l’entreprise.
Sur la durée d’un exercice comptable entier - généralement une année entière - tous les mouvements doivent être notés afin de garder une trace. Ces mouvements doivent être enregistrés de manière chronologique, sans tenir compte de la thématique : peu importe, par exemple, si ce qui a été acheté relève du matériel informatique ou du stock, tout doit être noté au même endroit.
Grâce au livre-journal, l’entrepreneur peut avoir une bonne vue d’ensemble sur les entrées et sorties d’argent. Cela peut permettre, par exemple, de se rendre compte assez rapidement des déséquilibres entre les recettes et les dépenses, et de réajuster ses budgets à temps. Le livre-journal est un indicateur très fiable en comptabilité, et c’est avant tout un outil de gestion pour l’entrepreneur.
Une fois que vous arrivez au bout de l’exercice comptable, le livre-journal est clôturé. Cela ne signifie pas qu’il faille le jeter : il faut au contraire le garder. Comme beaucoup d’autres documents comptables, il est important de conserver son livre-journal. La Loi prévoit une période minimale de 10 ans. En cas d’inspection fiscale, ou en cas de visite de l’inspection du travail par exemple, l’entrepreneur doit être en capacité de fournir une trace des entrées et sorties d’argent des années précédentes.
Du point de vue de la mise en page, le livre-journal doit présenter des colonnes, contenant les informations suivantes :
Par exemple, pour l’achat d’un ordinateur pour le poste de travail d’un employé, voici à quoi devrait ressembler le tableau :
Date
Pièce comptable
Comptes
Libellé
Montant
15.08.21
fac0815-01
XXXXXX
débité
Ordinateur Portable Asus E406
470,50 €
Mettez les lignes du tableau les unes en dessous des autres par ordre chronologique uniquement. Ainsi, cette trace écrite permettra de retrouver facilement le justificatif qui correspond à la dépense. L’exemple est ici celui d’une dépense, mais cela fonctionne de la même manière pour les recettes.
Si cela vous paraît plus intuitif et plus logique, vous pouvez diviser le livre-journal en plusieurs journaux : un pour les achats, un pour les recettes, un autre pour les opérations bancaires, et même un spécial pour la caisse (les opérations en espèces). Utiliser ce système peut s’avérer un choix judicieux : les documents produits sont plus simples et plus courts, les opérations sont regroupées et peuvent être retrouvées plus facilement. C’est la méthode que les entreprises préfèrent utiliser, généralement.
Attention : si vous choisissez d’utiliser des livres journaux auxiliaires, il faut aussi tenir un gros livre-journal à côté. Les livres auxiliaires ont uniquement une valeur pratique, mais ne remplacent pas le livre comptable obligatoire.
Le grand-livre est le deuxième livre comptable obligatoire. Il s’agit d’un document qui répertorie tous les comptes auxquels l’entreprise a recours dans le cadre de sa comptabilité au cours d’un exercice comptable.
Le grand-livre présente les mêmes informations que le livre journal. Toutefois, ces informations ne sont pas présentées de la même manière, car l’utilité en est différente. Là où le classement du livre-journal est purement chronologique, ce sont les numéros de compte qui sont importants pour le grand-livre.
Le grand-livre classe en effet les entrées et sorties d’argent, mais en fonction du compte utilisé : qu’est-ce qui sort et qu’est-ce qui entre dans quel compte ?
L’intérêt principal du grand-livre est de permettre directement au chef d’entreprise de garder un œil sur les comptes en tant que tels, de manière individuelle. Cela est particulièrement intéressant pour une entreprise qui a plusieurs comptes dédiés à plusieurs activités, par exemple. Cela permet tout simplement de créer un historique du compte. Grâce à ce compte-rendu détaillé et ordonné, le chef d’entreprise peut garder un œil sur les mouvements sur le compte et détecter d’éventuelles erreurs. A la fin de l’exercice comptable, le grand-livre permet de voir où en est le compte grâce au solde final, renseigné pour chaque compte.
Pour synthétiser, nous pouvons dire que le grand-livre est un document comptable précieux, qui permet au chef d’entreprise de s’assurer de la santé financière de ses différents comptes, et qui lui permet en même temps de se rendre compte de tous les mouvements.
Tout comme le livre-journal, le grand-livre doit être conservé pendant une période minimale de 10 ans, pour être présenté en cas de besoin à l’inspecteur des impôts ou à l’inspecteur du travail qui viendrait rendre une visite au chef d’entreprise.
Là encore, le grand livre doit se présenter comme un tableau. Celui-là, en revanche, ne doit contenir que deux colonnes :
Le grand-livre contient toutes les informations relatives aux opérations comptables réalisées par l’entreprise, tous comptes confondus. Ces informations sont reportées dans le grand-livre chronologiquement (au fur et à mesure des entrées et sorties d’argent) et régulièrement. Les opérations comptables sont classées dans le grand-livre selon une nomenclature précise.
A chaque fois qu’une opération est reportée dans le grand livre, les informations suivantes doivent y figurer :
Comme pour le livre-journal, le grand-livre peut avoir ses registres auxiliaires. La plupart des chefs d’entreprises fonctionnent comme cela. Le cas échéant, la référence du grand-livre auxiliaire où se situent les détails de l’opération doit apparaître dans le grand-livre général.
Pour résumer, on trouve :
Il est possible de ne remplir que les livres auxiliaires au quotidien. Toutefois, il est obligatoire de centraliser toutes les données des livres auxiliaires dans le livre général au moins une fois par mois.
Le livre d’inventaire est le troisième livre comptable. Le livre d’inventaire en tant que tel (c’est-à-dire un document tenu tout au long de l’année) n’est plus obligatoire depuis l’année 2016. Toutefois, il est obligatoire de réaliser un inventaire des stocks une fois par an. C’est pour cela que, même si la tenue constante d’un livre d’inventaire n’est plus une obligation comptable, elle est fortement recommandée.
Tenir un livre comptable régulièrement permet de suivre les fluctuations de stock et d’améliorer la gestion de l’entreprise. Cela permet également de gagner un temps précieux au moment de l’inventaire annuel, qui peut être très compliqué.
Le livre d’inventaire doit rassembler tous les éléments présents dans les stocks de l’entreprise, ainsi que la quantité de chaque article et sa valeur comptable. Il doit également recenser les éléments financiers non matériels, comme :
Quant à la tenue du livre d’inventaire, il est idéal de suivre le modèle proposé par les deux autres livres comptables, et de faire un tableau proprement tenu.
Pour les trois livres comptables, vous avez la possibilité d’opter pour une tenue “à l’ancienne” sous forme manuscrite, dans un cahier par exemple, ou pour une tenue numérique. Les deux méthodes présentent leur lot d’inconvénients et d’avantages.
L’avantage principal du support papier est l’accessibilité. Les chefs d’entreprise qui ne sont pas à l’aise avec le numérique peuvent se sentir rassurés par le format papier, qui leur permet d’avancer en terrain connu. De même, si le support doit être accessible à différents membres de l’entreprise, dont certains n’ont pas forcément de poste informatique, alors le cahier est une solution convenable pour tout le monde.
Malheureusement pour les inconditionnels du papier, cette méthode propose un grand nombre d’inconvénients. Les lives comptables ne doivent jamais présenter ni blanc ni ratures, mais être au contraire tenus de manière très propre. Si jamais une erreur est commise, il est beaucoup plus incommodant de devoir réécrire à la main toute une page sur une nouvelle page.
De plus, le cahier peut s’abîmer, brûler ou être mouillé en cas de gros incident, ou bien tout simplement être égaré en cas de mauvaise organisation, notamment entre les membres de l’entreprise.
La tenue numérique des livres comptables est très pratique. Il est beaucoup plus facile de corriger d’éventuelles erreurs, et cela sans aucune rature. De plus, il existe des applications et des logiciels qui permettent de tenir ces livres comptables tout en évitant les erreurs et les oublis. Cela permet au chef d’entreprise de gagner du temps et de se reposer sur un logiciel conçu pour les professionnels.
De plus, une fois sur un disque dur, ou bien même en ligne, le livre est à l’abri de la perte et des intempéries.
Même s’il y a apparemment peu d’inconvénients à la solution numérique, elle peut ne pas convenir dans certains cas de figure précis. C’est le cas notamment lorsque certains membres de l’entreprise n’ont pas toujours accès aux postes d’ordinateurs, mais doivent remplir les livres.
Au bout du compte, le choix du support est au goût de chacun. Rien n’est imposé par la Loi, et le choix revient au chef d’entreprise, qui déterminera la méthode qui fonctionne le mieux avec son équipe.
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