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Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ? Comment et pourquoi l’utiliser ? Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Nous répondons à toutes vos questions.

5/1/2022

Sommaire

Si vous êtes gérant d’un commerce, il est possible que vous ayez recours à un logiciel qui vous apporte une aide quotidienne dans la gestion de votre entreprise. On appelle cela un logiciel de gestion commerciale. Il en existe plusieurs, qui sont plus ou moins adaptés à chaque activité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ? Comment et pourquoi l’utiliser ? Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Nous répondons à toutes vos questions.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion commerciale ?

Le logiciel de gestion commerciale, comme son nom l’indique, est un logiciel - c’est-à-dire un outil informatique - qui apporte une assistance dans la gestion d’une entreprise commerciale. Il s’agit d’une plateforme collaborative la plupart du temps, pour faciliter la communication des informations au sein de l’entreprise. 


Les entreprises commerciales ont recours à ce genre de logiciels pour gérer de manière simplifiée leurs ventes et leurs achats. De manière simplifiée, car l’avantage du logiciel de gestion commerciale c’est justement que tout est centralisé sur une seule base : il suffit donc de saisir une seule fois les informations, qui sont stockées sur le logiciel, et que vous pouvez retrouver facilement pour d’autres opérations ultérieures.


Un logiciel de gestion commerciale est la plupart du temps payant, mais vous pouvez également le trouver en version louable, notamment en kit avec d’autres logiciels, comme des logiciels de comptabilité. 


Un logiciel de gestion commerciale contient la plupart du temps les fonctionnalités de base suivantes :


  • La possibilité de générer des pièces commerciales essentielles, comme des factures, des devis et des bons de commande ;
  • La possibilité de faire l’inventaire des produits ou des services disponibles/proposés ;
  • La possibilité de créer des fiches clients et des fiches fournisseurs contenant toutes les informations bancaires et les renseignements nécessaires au suivi des échanges commerciaux ;
  • La possibilité de gérer les stocks et d’effectuer un suivi directement depuis le logiciel.


En plus de ces fonctionnalités essentielles basiques, les logiciels de gestion commerciale contiennent parfois des fonctionnalités supplémentaires qui s’adaptent aux besoins particuliers des entreprises. Voici quelques exemples de ces fonctionnalités :


  • La possibilité de notifier chaque échange avec les clients ou les fournisseurs ;
  • La possibilité d’utiliser votre logiciel pour faire de la veille opérationnelle, et observer les opportunités d’affaires ;
  • Des outils de signatures virtuelles ;
  • Des outils de paiement automatique ;
  • La possibilité de gérer toutes vos tâches de comptabilité sur votre logiciel ;
  • Des outils de relance automatique pour les impayés…


Et d’autres encore...


Il est donc assez évident, d’après cette description, que le point fort essentiel du logiciel de gestion commerciale, c’est qu’il est multifonction.


Voilà donc ce qu’est un logiciel de gestion commerciale, et ce à quoi il sert. Mais est-il vraiment nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion commerciale ? Pourquoi avoir recours à un logiciel de gestion commerciale plutôt que de tout faire soi-même ?


Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, qu’il s’agisse d’une PME, d’une start-up, d’un e-commerce, ou bien d’une entreprise avec plusieurs établissements… Il est toujours important d’accorder à la gestion commerciale l’attention qu’elle mérite. En effet, quel que soit le format de votre entreprise, une bonne gestion est la clé de la croissance. Faire le choix d’un bon logiciel, c’est vous assurer de meilleures chances de développement dans l’avenir.


Les logiciels de gestion sont des outils performants et innovants qui peuvent être un soutien essentiel pour des chefs d’entreprise qui ont besoin de tout gérer en même temps. 


Bien souvent, les tâches de gestion reviennent toutes à une seule et même personne : le gérant de l’entreprise. Cette seule personne devra porter sur ses épaules une organisation intense dont dépendra la bonne santé financière de l’entreprise.


Grâce à l’utilisation du logiciel, vous pourrez vous appuyer sur un outil fiable qui permettra de mettre sur pied une organisation professionnelle. L’un des avantages principaux du logiciel de gestion commerciale, c’est également que toutes les fonctionnalités sont centralisées sur une seule et même base. Plutôt que d’utiliser un logiciel pour les factures, un logiciel pour les fiches clients, un logiciel pour la gestion des stocks, tout est géré sur un seul logiciel.

Il s’agit d’un gain de temps et d’énergie considérable, et votre logiciel de gestion commerciale pourrait bien s’avérer être votre meilleur allié dans la gestion quotidienne de votre entreprise.


Pour résumer, voici donc les cinqu raisons principales d’utiliser un logiciel de gestion commerciale :


  • Avoir un soutien et un guide qui vous permettra de suivre une organisation claire et professionnelle la gestion quotidienne de votre entreprise ;
  • Avoir un accès simplifié et centralisé à toutes vos informations commerciales et comptables ;
  • Gagner du temps.
  • Suivre en temps réel l’évolution des stocks pour éviter la rupture ;
  • Réduire le risque d’erreurs liées à la gestion “maison” et à la saisie manuelle des informations.


Pour nous, l’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale n’est pas seulement un plus : c’est devenu essentiel


Toutefois, comme toutes les choses importantes de la vie, il est nécessaire de prendre le temps de la réflexion : quel logiciel de gestion choisir ? Selon quels critères ? Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?

Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ? 10 critères à prendre en compte.


Pour choisir un logiciel de gestion commerciale, il est essentiel de bien définir en amont les besoins de l’entreprise, et de vérifier que le logiciel que vous comptez choisir répond à ces besoins spécifiques. 


En dehors de ces besoins spécifiques, il est également nécessaire de choisir son logiciel de gestion commerciale selon des modalités de base, en vérifiant par exemple les enjeux de qualité de service, ou encore de sécurité. Voici une liste de 10 critères à prendre en compte lorsque l’on choisit son logiciel de gestion commerciale.


1 - Le logiciel doit répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise


Avant toute chose, commencez votre démarche de recherche par faire la liste de vos attentes. Cela commence avec les caractéristiques de votre entreprise. Posez-vous par exemple les questions suivantes :


  • De quelles fonctionnalités avez-vous absolument besoin, et lesquelles seront, au contraire, facultatives voire inutiles à votre business ?
  • Combien de membres de votre entreprise devront avoir accès au logiciel ? Si vous êtes plusieurs à devoir contribuer, assurez-vous de choisir un logiciel qui met en avant l’aspect collaboratif.
  • Quel est votre budget ?
  • Préférez-vous un logiciel en ligne ou un logiciel à installer sur un poste fixe ?
  • Devez-vous prendre en compte d’éventuels transferts de données depuis un autre logiciel ?


Bien sûr, cette liste est loin d’être exhaustive, et ne vous donne que quelques exemples de questions très spécifiques que vous pourrez avoir à vous poser. A vous maintenant de considérer vos propres conditions, et de faire une liste de critères.

2 - La compatibilité avec les outils déjà utilisés par l’entreprise


Si votre entreprise a déjà l’utilité d’autres logiciels, vous devez alors prendre en compte la compatibilité de ces logiciels avec celui que vous choisirez pour être votre nouveau logiciel de gestion commerciale. Pareil dans le cas où vous souhaitez remplacer un logiciel par un nouveau : il peut être intéressant de se renseigner sur la possibilité de transférer vos données de l’ancien logiciel au nouveau.


C’est également le cas lorsque vous travaillez avec un expert-comptable : les experts-comptables travaillent généralement avec leurs propres logiciels de comptabilité. Pour permettre le déversement des données de votre expert-comptable dans votre propre logiciel de gestion, il faut vérifier la compatibilité en amont. Voyez directement auprès de votre expert-comptable avant de faire votre choix.

3 - Y a-t-il ou non une période d’essai gratuite proposée ?


Certains logiciels permettent d’avoir accès à leurs services gratuitement pendant une période d’essai, longue d’un mois la plupart du temps.

Cette période d’essai est très utile, parce qu’il n’y a pas de meilleur moyen de se rendre compte des avantages et des inconvénients d’un logiciel qu’en l’utilisant. De cette manière, vous pourrez tester toutes les fonctionnalités du logiciel, vous rendre compte de ce qui vous plaît et de ce qui manque, et prendre votre décision une fois la période d’essai terminée.

4 - La qualité du service d’assistance clientèle


C’est probablement l’un des points les plus importants. L’informatique est un domaine complexe, et lorsqu’il est question de logiciels, on n’est jamais à l'abri de problèmes et d’incompréhensions diverses. En cas de pépin, il est toujours confortable d’avoir la possibilité de s’adresser directement à un être humain compétent.

Choisissez votre logiciel de gestion en fonction du service d’assistance clientèle : comment est-il noté sur Internet ? Est-ce une assistance par chat ? une assistance téléphonique ? 24/24 et 7/7 ? 


5 - Prendre en compte le budget de l’entreprise

Bien sûr, certains logiciels de gestion commerciale sont bien au-dessus de certains autres logiciels en matière de qualité. Mais cela ne suffit pas à vous permettre de prendre une décision. Choisissez un logiciel dans votre budget.


Il faut bien entendu mettre dans votre logiciel le budget nécessaire pour vous assurer de la qualité dont vous avez besoin, mais inutile d’acheter un logiciel hors de prix si vous n’avez que des besoins modérés, par exemple.

6 - Bien regarder l’ergonomie de la plateforme

Pour que votre logiciel vous convienne, il faut que la plateforme soit fluide et intuitive. Il ne faut pas négliger cet aspect, qui sera déterminant sur le long terme : il est important que cet outil de travail que vous utiliserez au quotidien soit confortable.

7 - Le site est-il facile d’utilisation ?


Dans le même ordre d’idée, il est important que votre logiciel soit adapté à votre niveau de maîtrise informatique. Si ce n’est pas votre spécialité, faites en sorte de choisir un logiciel qui met en avant la facilité d’utilisation.

Bien sûr, cela fait partie des critères qui sont plus facilement vérifiables grâce à une période d’essai, qui vous permettra de tirer vos propres conclusions.

8 - La possibilité de personnaliser les documents générés


Les documents officiels générés par le logiciel, comme les factures, les devis et les bons de commande, doivent être personnalisables : vous pouvez avoir la possibilité de faire apparaître le logo de votre entreprise. De plus, les mentions légales obligatoires ne sont pas toujours les mêmes en fonction de la catégorie de l’entreprise. 

9 - Vérifier le fonctionnement des mises à jour


Cela fait partie des critères légaux du logiciel. A chaque fois que la législation évolue, le logiciel doit faire des mises à jour. Il est donc important de se renseigner en amont sur la périodicité des mises à jour du logiciel.

10 - Se renseigner sur la protection des données en ligne


Le dernier critère, mais pas des moindres : la protection des données. Si vous optez pour un logiciel en ligne, bien sûr, cela signifie que toutes les données que vous rentrerez sur votre logiciel seront en ligne.


Il faut donc s’assurer que l’éditeur du logiciel stocke toutes ses données sur des espaces sécurisés.


Grâce à cet article, vous avez maintenant toutes les cartes en mains pour choisir correctement votre logiciel de gestion commerciale. Nous vous souhaitons bon courage pour la gestion et le développement de votre commerce !






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