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Qu'est-ce que le registre des achats ?

Le registre des achats fait partie des obligations comptables de certaines entreprises - pas toutes. Pour vous renseigner sur le registre des achats, sur les formes d’entreprises concernées par le registre des achats, et sur le fonctionnement de ce dernier, nous avons synthétisé pour vous tout ce que vous avez besoin de savoir sur le registre des achats.

5/1/2022

Sommaire


Le registre des achats fait partie des obligations comptables de certaines entreprises - pas toutes. Pour vous renseigner sur le registre des achats, sur les formes d’entreprises concernées par le registre des achats, et sur le fonctionnement de ce dernier, nous avons synthétisé pour vous tout ce que vous avez besoin de savoir sur le registre des achats.

Le registre des achats : qu’est-ce que c’est ?

Le registre des achats est un document dont la tenue est obligatoire pour certaines formes d’entreprises.

Il s’agit d’un document qui fait état d’un récapitulatif des achats engagés par l’entreprise, et cela sur l’année. Pour que la tenue du registre des achats soit complète, les informations suivantes doivent impérativement apparaître sur le document :


  • Le nom du tiers (individu ou entreprise) auprès duquel l’achat a été engagé ;
  • La date de l’opération effective ;
  • Le mode de règlement utilisé ;
  • Les informations relatives aux documents justificatifs de l’opération (notamment les références de la facture, le justificatif d’achat…).


Ce document est utilisé dans le cadre de la comptabilité de l’entreprise, et peut trouver son utilité notamment au moment des comptes annuels, pour justifier des sorties d’argent des comptes de l’entreprise.


Cependant, comme nous l’avons annoncé, toutes les entreprises ne sont pas concernées par le registre des achats. Il s’agit d’une obligation uniquement pour certaines formes juridiques d’entreprises.

Est-ce que je suis concerné.e par le registre des achats ?


L’obligation de tenir un registre des achats ne concerne que les entreprises qui sont sous le régime fiscal de la micro-entreprise. Sont donc concernés :


  • Les auto-entrepreneurs qui bénéficient du régime fiscal de la micro-entreprise et du micro-social ;
  • Les entrepreneurs qui bénéficient du régime fiscal de la micro-entreprise.


Si vous êtes dirigeant d’une micro-entreprise, il est donc possible que vous soyez concerné par l’obligation de tenir un registre des achats. Toutefois, même parmi les micro-entreprises, tout le monde n’est pas concerné. 



Le registre des achats est une obligation uniquement pour les entreprises commerciales dont l’activité consiste essentiellement en la vente de marchandises, de fourniture et de denrées. Dans le cas des entreprises de restauration, il n’y a pas de différence faite si les denrées vendues sont consommées sur place ou à emporter. Sont également concernées les entreprises d’hôtellerie, ou toute entreprise fournissant des prestations d’hébergement.


Pour résumer, sont soumises à l’obligation de tenir un registre des achats les entreprises suivantes :


  • Les entreprises de vente de biens, alimentaires ou pas ;
  • Les entreprises de restauration ;
  • Les entreprises d’hôtellerie…


… qui sont soumises au régime fiscal de la micro-entreprise.


Il n’y a pas de différence entre les entreprises au régime micro BIC et celles au régime micro BNC : l’obligation est valable pour les deux.


Si vous ne rentrez pas dans l’une ou l’autre de ces catégories, alors la tenue du registre des achats n’est pas une obligation pour vous. 


Vous vous posez peut-être la question suivante : pourquoi est-ce que la micro-entreprise est la seule forme fiscale à être dans l’obligation de tenir un registre des achats ?


Le statut fiscal de la micro-entreprise a la particularité de bénéficier d’allègements fiscaux importants. Ces allègements concernent notamment et tout particulièrement les obligations comptables - le rendu des comptes annuels, par exemple, n’est pas demandé aux micro-entreprises. Toutefois, ces dernières sont quand même tenues de rendre certains registres :


  • le registre des achats, qui retrace l’historique des achats de l’entreprise ;
  • le livre des recettes, qui retrace l’historique des recettes de l’entreprise.


Ces deux livres sont à eux deux les livres obligatoires du régime fiscal de la micro-entreprise.

Comment fonctionne le registre des achats ?

Maintenant que vous savez si vous êtes oui ou non concerné par l’obligation de tenue du registre des achats, il faut que vous sachiez comment tenir ce dernier correctement.


Le registre doit être tenu par l’un des membres de l’entreprise, généralement le gérant. Cette tâche, comme toutes les tâches comptables, peut également revenir à un employé responsable de la partie comptabilité de l’entreprise. Toutefois, il s’agit d’une tâche qu’il n’est pas possible de déléguer à un expert-comptable, puisqu’elle concerne le fonctionnement interne de l’entreprise. Vous pouvez toutefois décider de communiquer le contenu du registre des achats, tout comme celui du livre des recettes, à votre expert-comptable, en cas de besoin.

En ce qui concerne le support du registre des achats, là encore, vous avez un choix à faire. La législation ne limite pas la tenue des comptes à un seul support défini. Les entrepreneurs ont principalement le choix entre trois options de support pour leur registre des achats :

Un registre des achats format papier


Il est possible de tenir son registre des achats sur un support physique. Généralement, les entrepreneurs qui optent pour cette option achètent dans le commerce des livres des comptes à remplir. Il est possible de trouver sans problème un registre des achats, ou encore un livre des recettes, dans des papeteries qui se spécialisent dans la papeterie professionnelle. Vous pouvez aussi partir d’un cahier vierge et tracer vous-même un tableau avec toutes les colonnes obligatoires à remplir.


Certains préfèrent cette façon de procéder, notamment les entrepreneurs qui ne sont pas très à l’aise avec les outils informatiques. Toutefois, cette option est plus longue, plus fastidieuse, et comporte plus de risques d’erreurs ou d’oubli. Si vous préférez le format papier, nous vous conseillons d’opter pour un registre des achats vierge à remplir.


Un tableau Excel à télécharger


Si vous ne voulez pas acheter de support physique, il est également possible de trouver très facilement sur Internet des modèles de tableaux à télécharger. Il vous suffira de télécharger le modèle, idéalement en format Excel, puis de remplir le fichier directement sur l’ordinateur de votre entreprise au fur et à mesure des achats.


C’est une façon de procéder qui est très populaire. Remplir un tableau Excel est bien plus fréquent, de nos jours, que de tenir un registre des achats format papier. Cette manière de procéder présente des avantages considérables sur la version papier :


  • vous ne risquez pas de le perdre, car vous pouvez le sauvegarder sur le Cloud ;
  • Le tableau Excel fait les calculs à votre place, ce qui assure une plus grande précision et limite le risque d’erreurs ;
  • Il est plus facile de partager ou de transmettre des données saisies en format digital que celles écrites à la main. Ainsi, si vous avez besoin d’envoyer vos données à votre expert-comptable, à un partenaire, ou bien tout simplement à un autre membre de votre équipe, le transfert sera beaucoup plus facile.


Un logiciel de comptabilité


La troisième option est celle qui reste à nos yeux la plus efficace et la plus sûre : utiliser un logiciel de comptabilité. Certains de ces logiciels proposent  des options pour tenir les livres des comptes directement sur le logiciel. En plus des options que présente déjà le tableau Excel à télécharger, le logiciel de comptabilité en présente de nombreuses autres.


L’avantage principal des logiciels de comptabilité, c’est que, la plupart du temps, ils proposent toutes sortes de fonctionnalités centralisées sur une seule base. Ainsi, quelles que soient les informations dont vous avez besoin, elles seront toutes sur votre logiciel (fiches clients, fiches fournisseurs, trésorerie…).


Autre avantage considérable : avec un logiciel de comptabilité, vous gagnez du temps. En effet, les logiciels sont conçus pour être faciles à utiliser, et sont faciles d’accès même pour les entrepreneurs qui ne sont pas compétents en comptabilité. 


Enfin, votre logiciel de comptabilité est mis à jour régulièrement, afin d’être toujours en accord avec la législation en vigueur. Ainsi, si la législation change, et que les détails demandés dans le registre des achats (ou dans les autres obligations comptables) changent, vous n’avez pas besoin de surveiller les nouveautés : le logiciel le fera pour vous.

Le logiciel de facturation Sinao, par exemple, propose un suivi de trésorerie qui peut vous permettre de vous simplifier la vie au quotidien, pour garder un œil sur les entrées et les sorties d’argent sur le compte de votre entreprise.

 


Nous espérons vous avoir permis de mieux comprendre l’intérêt et le fonctionnement du registre des achats. Nous vous souhaitons bon courage et bonne chance dans la réalisation de tous vos projets professionnels ! 


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