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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion lorsqu'on est assistant administratif ?

5/1/2022

Sommaire



Au sein d’une entreprise, le travail de l’assistant administratif est crucial. Bien souvent, toute l’organisation interne de l’entreprise repose sur une bonne gestion des données, une bonne communication des informations, et surtout, sur la clarté des divers systèmes de classement mis en place. En clair, l’assistant administratif est la personne sur qui les membres d’une entreprise aiment pouvoir compter.

Il est bien fini, le temps où les assistants devaient tout organiser eux-mêmes, à la main, sur du papier, et trier toutes l’administration d’une entreprise par eux-mêmes. Aujourd’hui, il existe des dizaines de logiciels de gestion qui peuvent très largement faciliter la tâche de l’assistant administratif pour lui permettre de se concentrer sur les problématiques urgentes et essentielles, sans se soucier de son organisation générale. 


Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion ?


Il existe de nombreux logiciels de gestion administrative. Parmi ces logiciels, certains sont des logiciels tout-en-un, qui permettent de faciliter grandement l’organisation des tâches administratives en tout genre : comptabilité, factures, devis, mais également le suivi des clients et des projets, la gestion des stocks, et l’emploi du temps de l’entreprise. Si certaines de ces tâches n’incombent pas à l’assistant administratif, c’est néanmoins ce poste clé dans l’entreprise qui a bien souvent la responsabilité de coordonner toutes ces données entre elles.

La gestion administrative d’une entreprise n’est pas une sinécure : il s’agit d’une mission fort complexe. Il faut prendre en compte un grand nombre de choses, et prendre en charge des tâches parfois répétitives ou fastidieuses. C’est là que le logiciel de gestion intervient : il peut quasiment tout faire : 

  • créer les factures et les envoyer ;
  • garder un oeil sur les dépenses de l’entreprise ;
  • gérer de A à Z les relations clients et les projets en cours ou à venir ;
  • automatiser et synchroniser des démarches.


Ces logiciels de gestion tout-en-un sont à la fois adaptés aux petites entreprises et aux grandes entreprises. Pour sélectionner le bon logiciel, il faut d’abord comprendre et cibler les besoins particuliers de l’entreprise, et choisir le logiciel qui répondra au mieux à ces besoins.



Le travail d’assistant administratif


Le poste d’assistant administratif est un poste à responsabilités. Un bon assistant administratif doit être multi-tâche, et être capable d’endosser plusieurs casquettes.
En fonction de l’entreprise dans laquelle travaille l’assistant administratif, et en fonction des raisons pour lesquelles il a été embauché, il doit être capable de s’occuper de diverses tâches. C’est pour cette raison qu’un bon sens de l’organisation est la qualité principale attendue chez un assistant administratif.


Les tâches devant être remplies par l’assistant administratif sont : 


  • le traitement administratif des dossiers en tout genre ;
  • la gestion de l’emploi du temps de son supérieur, voire des autres membres de l’entreprise ;
  • la gestion des mails et du courrier de l’entreprise ;
  • l’accueil téléphonique et parfois physique des clients, des partenaires et des prospects ;
  • la commande des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
  • l’assistance des membres de l’entreprise - l’assistant administratif est un interlocuteur majeur des membres de l’entreprise, et passe souvent beaucoup de temps à répondre aux besoins des uns et des autres lors d’une journée de travail ;
  • l’aide à la comptabilité.


Dans une majorité de ces points, le logiciel de gestion, comme on l’a vu, peut être d’une aide précieuse.


Attardons-nous sur le dernier point : l’aide à la comptabilité. Cette tâche n’est pas automatiquement confiée à l’assistant administratif. La comptabilité est souvent gérée, au moins en partie, par un expert-comptable. Lorsque la comptabilité d’une entreprise se fait en interne, il est fréquent que le chef d’entreprise lui-même prenne en charge une partie de ces tâches. Or, puisque le rôle premier de l’assistant administratif est de décharger son supérieur d’une charge de travail trop importante, il est fréquent qu’il lui incombe de traiter des affaires de comptabilité. L’assistant administratif, qui n’a pas forcément de formation en comptabilité, se voit alors chargé d’une responsabilité d’importance : gérer des tâches comptables. Dans ce cas de figure, non seulement le logiciel de gestion sera d’une grande aide, mais il s’avérera même indispensable.

Un outil pratique pour un temps de travail optimisé

Lorsque l’on a une grande quantité de missions à accomplir, la problématique principale dans l’organisation est la gestion du temps. Il faut tout faire rentrer dans son emploi du temps. Pour cela, il est nécessaire de perdre le moins de temps possible à accomplir des tâches fastidieuses, longues et répétitives. Il est évidemment beaucoup plus pratique de laisser un logiciel faire le travail à sa place !


La question de la gestion du temps est centrale pour un assistant administratif, qui, justement, doit être en capacité de gérer toutes les tâches que nous avons énumérées précédemment.

Le logiciel de gestion permet de gagner un temps phénoménal. Puisque tout est centralisé au même endroit, sur le logiciel, l’assistant administratif pourra trouver la comptabilité, les emplois du temps, les fiches clients et les projets au même endroit. De plus, un certain nombre de tâches répétitives, comme l’envoi des factures régulières par exemple, est automatisé. L’automatisation des tâches permet de les sortir définitivement de la liste des choses à faire, et d’alléger la charge mentale de l’assistant administratif, qui a beaucoup de choses à penser.


Ce sont donc deux des fonctionnalités du logiciel qui nous intéressent particulièrement ici : l’automatisation des tâches et la centralisation des données. Ces deux fonctionnalités permettent à l’assistant administratif d’optimiser son temps, pour mieux se consacrer à son travail.

Un travail professionnel à la hauteur des attendus de votre poste


On attend d’un assistant administratif qu’il fournisse un travail professionnel. Lorsqu’il travaille par ses propres moyens, il prend le risque de fournir des documents avec un aspect “fait-maison” qui peut ne pas faire bonne impression auprès des clients et des partenaires de l’entreprise. Cela peut aussi déplaire à l’employeur, qui, en tant que chef d’entreprise, se soucie de l’image que renvoie son entreprise.


Le logiciel de gestion tout-en-un permet bien souvent - la plupart du temps - de créer des documents comptables et administratifs à l’aspect professionnel. Il est grand temps d’arrêter de créer ses devis et ses factures via des logiciels de traitement de texte. Utilisez votre logiciel de gestion pour créer des documents sur-mesure, personnalisés, répondant à toutes les exigences légales en vigueur, et à l’aspect professionnel.


Là encore, cette fonctionnalité peut être automatisée : une fois l’aspect du document paramétré, il se mettra en place automatiquement pour les fois suivantes.

Un outil coopératif 

Peut-être n’avons-nous pas encore assez insisté sur ce point : l’assistant administratif est un interlocuteur essentiel pour les membres de l’entreprise. Son travail concerne tous les postes de l'entreprise. Le chef d’entreprise et les employés, chacun à leur niveau, ont besoin à un moment ou un autre d’accéder aux données traitées par l’assistant administratif.


Le logiciel de gestion permet justement de favoriser le travail d’équipe. En fonction du logiciel choisi, il est possible de permettre un accès aux différentes fonctionnalités du logiciel à plusieurs membres de l’entreprise, qui pourront, chacun depuis son poste de travail, accéder au logiciel. Cela permet un meilleur déroulement du travail d’équipe, une meilleure coopération, et surtout une meilleure communication interne.

Cette façon d’utiliser le logiciel de gestion comme un outil coopératif est surtout possible lorsque l’entreprise opte pour une version du logiciel en ligne - le logiciel est de fait accessible via des codes.

Des logiciels sécurisés


La sécurité des données est un paramètre essentiel : lorsque toutes les données administratives et comptables d’une entreprise sont stockées au même endroit, il est essentiel de les savoir en sécurité.

Si vous optez pour un logiciel de gestion en ligne, vous optez pour l’assurance d’une sécurité bancaire absolue pour vos propres données bancaires, mais aussi pour celles de vos clients. Les sécurités qui sont utilisées par les logiciels de gestion en ligne sont normées par des lois de la cybersécurité, et sont fiables à un très haut pourcentage. Il n’y a pas à craindre des fuites de données bancaires, ni pour l’entreprise, ni pour ses clients ou partenaires.

Comment bien choisir son logiciel de gestion ?


Vous êtes assistant administratif. Votre décision est prise et vous souhaitez bel et bien vous équiper d’un logiciel de gestion pour vous assister dans vos tâches quotidiennes. Par chance, il existe des dizaines et des dizaines de logiciels de gestion qui rivalisent de qualités. Il va donc falloir en sélectionner un seul - celui qui sera le vôtre et qui vous accompagnera au quotidien. Pour cela, nous vous conseillons de suivre avant tout ces trois étapes.


  1. Déterminer les besoins de l’entreprise


La première chose à faire est de déterminer les besoins de l’entreprise. Puisque les logiciels de gestion sont très nombreux, vous devez en choisir un qui remplira le rôle dont vous avez besoin. Cela signifie aussi que vous ne devez pas payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. C’est pour cela qu’il est essentiel d’établir une liste des besoins de votre entreprise,  votre niveau d’assistant administratif pour choisir au mieux votre logiciel de gestion en fonction de ces critères de besoins définis.

Pour vous aider à établir votre liste voici quelques critères de besoin auxquels vous pourriez réfléchir :


  • Quel est le budget que l’entreprise peut consacrer à un logiciel de gestion ?
  • Avez-vous besoin d’un logiciel tout-en-un, ou bien seulement de cibler quelques tâches ?
  • Avez-vous besoin d’une accessibilité partagée, ou bien d’une accessibilité seulement depuis un poste de travail fixe ?
  • Qu’est-ce que vous attendez d’un logiciel de gestion du point de vue performance et fluidité ?
  • N’oubliez pas de vérifier certaines données importantes : comment fonctionne le service après vente / le service client du logiciel ? Est-ce que les mises à jour sont fréquentes et automatiques ? Quelles sont les garanties offertes par le logiciel ? Permet-il une période d’essai gratuite ?


Les réponses à ces questions vous permettront d’établir un écrémage parmi les nombreux logiciels qui vous sont proposés sur le marché. Ils vous permettront également de cibler des logiciels qui répondent à vos besoins et à vos attentes pour ne pas gaspiller d’argent dans des fonctionnalités inutiles, et pour avoir une expérience d’utilisation du logiciel agréable.


  1. Choisir le mode d’accès au logiciel


Il existe principalement deux types de logiciels : les logiciels en ligne ou les logiciels à installer. Les deux présentent des avantages et des inconvénients. Vous devez peser le pour et le contre pour déterminer ce qui vous convient le mieux.

Les logiciels à installer sont à l’abri de tout bug d’accessibilité internet, mais leur accès est limité à un poste d’ordinateur, ou quelques-uns en fonction du package que vous avez acheté.

Les logiciels à télécharger sont accessibles de n’importe quel poste d’ordinateur, mais nécessitent toujours une connexion internet.


  1. Tester plusieurs logiciels pour faire le bon choix


Il peut être intéressant, pour mieux vous rendre compte de ce qui vous convient, de tester plusieurs logiciels avant de vous engager. Pour cela, nous vous conseillons de sélectionner quelques logiciels qui répondent à vos critères et qui proposent des périodes d’essai gratuites. Ainsi, vous pourrez choisir sur la base d’une expérience d’utilisation.


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