En tant qu’assistant administratif, il est exigé de vous que vous sachiez remplir de nombreuses missions différentes. Parmi ces missions, la gestion de la comptabilité de vos clients peut s’avérer la plus délicate. Pour la gestion de la comptabilité de vos clients, l’organisation est la clé. Il existe de nombreux moyens de vous assurer que votre organisation est optimale. Mais avant cela, il est essentiel de bien vous rendre compte de ce qui est attendu de vous en tant qu’assistant administratif.
En tant qu'assistant administratif, votre employeur compte sur vous pour accomplir diverses missions et porter plusieurs casquettes. Vous devez être polyvalent et capable de gérer plusieurs tâches simultanément. Votre employeur doit pouvoir se reposer sur vous pour alléger ses responsabilités et son emploi du temps. Votre rôle est donc crucial pour lui et pour l'entreprise.
Les responsabilités de l'assistant administratif varient en fonction du poste et des attentes de l'entreprise. Certains chefs d'entreprise exigent de leur assistant administratif qu'il gère :
D'autres attendent également que leur assistant administratif s'occupe de :
Voici une liste non-exhaustive des tâches que vous pourriez être amené à accomplir :
Le poste de gestionnaire administratif demande une grande capacité d'adaptabilité, et c'est pourquoi l'organisation est essentielle. Cela est particulièrement vrai pour ce qui concerne l'aide à la comptabilité.
En résumé, votre polyvalence et votre organisation sont des atouts précieux pour l'entreprise. Vous facilitez le travail de votre employeur et contribuez au bon fonctionnement de l'entreprise. 🌟
Comme nous venons de l’expliquer, l’assistant administratif de l'entreprise ou le freelance peut se voir attribuer la tâche délicate de la comptabilité de l’entreprise. Au sein d’une entreprise, il existe plusieurs manières de gérer la comptabilité :
C’est dans le deuxième et le troisième cas que l’assistant administratif doit souvent prendre part à la gestion des tâches comptables. Il peut lui être demandé de prendre en charge tout ou partie de la comptabilité de l’entreprise. Ce fonctionnement peut être mis en place pour décharger le chef d’entreprise d’une grosse charge de travail superflue.
Il est important de bien comprendre une chose : la comptabilité est un domaine d’expertise particulier, qui, dans sa forme la plus poussée, exige des diplômes, ou du moins une formation. Lorsqu’une entreprise décide de gérer sa comptabilité en interne, et donc de la traiter sans passer par l’aide d’un expert-comptable, cela demande une grande capacité d’adaptation, et une formation par l’expérience. L’assistant administratif, sauf cas particulier, n’a pas de formation de comptabilité. Lorsque les tâches comptables lui incombent, cela ne fait que rajouter une charge mentale importante à la longue liste des choses auxquelles il doit penser. L’assistant administratif chargé des tâches comptables devra se former tout seul, par l’expérience.
Voilà pourquoi un gestionnaire administratif chargé de missions comptables n’a pas le droit à l’erreur, et doit mettre toutes les chances de son côté pour être efficace. 💼
Pour plus d'informations sur le sujet, nous vous invitons à lire notre article sur "Faut-il tenir sa comptabilité soi-même ou la confier à un expert-comptable ?".
Dans tous les métiers de secrétariat et de l’assistanat, les qualités d’organisation sont les plus recherchées. Il est essentiel, pour être un assistant administratif efficace, de savoir organiser son travail de manière claire et ordonnée. C’est tout particulièrement le cas lorsque l’on est chargé de la comptabilité clients. Voici cinq conseils pour vous aider à mieux organiser la comptabilité de vos clients.
Ce premier conseil peut sembler évident, mais il est certainement le plus important de notre liste. Lorsque l’on doit organiser une grande quantité de données, et tout particulièrement lorsque ces données sont aussi importantes que celles comptables de vos clients, il est crucial de faire preuve d’une organisation matérielle à toute épreuve. Créez un environnement de travail qui vous aide à vous concentrer. Prenez soin de bien organiser votre poste de travail, de ranger chaque chose à sa place pour vous y retrouver. Si certaines choses vous distraient, n’hésitez pas à vous en débarrasser. Si, au contraire, certains objets ou habitudes vous aident à vous concentrer, incluez-les dans vos habitudes de travail. Par exemple, débarrassez-vous de votre fauteuil qui grince et écoutez de la musique classique !
Ce conseil va de pair avec le précédent. Lorsque vous devez classer des données sous format papier, il est essentiel que vous adoptiez un système de classement fiable et efficace. Ainsi, vous serez certain de ne rien égarer et retrouverez facilement un document dont vous avez besoin. Voici quelques suggestions :
Pour la comptabilité, n’oubliez pas que la loi oblige une entreprise à pouvoir fournir une facture pendant les dix années suivant sa création. Le classement des factures est donc très important. Voici quelques méthodes de numérotation des factures :
Le seul critère imposé par la loi est la régularité de la série, qui ne doit pas être interrompue.
Pour une meilleure organisation, quoi de mieux que de compter sur la technologie ? Il est désormais possible de systématiser l’enregistrement des documents. Si vous utilisez un système de stockage de documents numériques, la plupart des logiciels proposent cette fonctionnalité. Par exemple, plutôt que de saisir à chaque fois la facture d’un client régulier, le logiciel peut le faire à votre place, vous permettant ainsi de rayer vos factures mensuelles de votre liste de choses à faire.
Comme nous l’avons signalé, la comptabilité est un domaine d’expertise précis. Pour un assistant administratif non formé, il peut être intéressant d’avoir recours à l’aide et au soutien d’un expert-comptable pour la gestion de certaines tâches importantes. Par exemple, vous pouvez prendre en charge vous-même la comptabilité quotidienne et vous tourner vers un expert-comptable pour les comptes annuels.
Le meilleur conseil que l’on puisse donner à un gestionnaire administratif est de s’équiper d’un bon logiciel de gestion. Non seulement ces logiciels permettent de systématiser l’enregistrement de documents ou la production de factures, mais ils offrent également de nombreuses fonctionnalités qui peuvent faciliter grandement le travail de l’assistant administratif.
Il existe de nombreux logiciels de gestion administrative. Parmi ces logiciels, certains sont des logiciels tout-en-un qui facilitent l’organisation des tâches administratives en tout genre : comptabilité, factures, devis, mais également le suivi des clients et des projets, la gestion des stocks, et l’emploi du temps de l’entreprise. Voici quelques avantages à utiliser un logiciel de gestion lorsque l’on est assistant administratif chargé de la comptabilité clients :
Ces logiciels de gestion tout-en-un sont adaptés aux petites et grandes entreprises. Pour choisir le bon logiciel, il faut d’abord comprendre et cibler les besoins particuliers de l’entreprise et choisir le logiciel qui y répondra le mieux.
Organiser la comptabilité clients n’est pas une mince affaire : c’est une mission de grande responsabilité. Un assistant administratif ou office manager doit être à la hauteur des attentes et fournir un travail d’une organisation exemplaire. En optant pour un logiciel de gestion et une organisation claire et systématique, votre travail sera plus facile et plus efficace ! 🚀
Vous avez la possibilité d'accéder au logiciel seul ou de travailler simultanément avec votre gestionnaire administratif, chacun ayant ses propres droits d’accès. Cette fonctionnalité permet une collaboration efficace et une gestion partagée des tâches.
Sinao catégorise automatiquement une bonne partie de vos pièces comptables, ce qui réduit considérablement la charge de travail de votre assistant administratif. Celui-ci peut ensuite compléter les informations, sans avoir à effectuer de saisie comptable. Sinao génère automatiquement un brouillard comptable, facilitant ainsi le lien avec votre exercice comptable (E.C.).
Le logiciel Sinao est conçu pour être accessible même aux non-initiés, rendant la gestion comptable plus simple pour vous et vos collaborateurs, quels que soient les secteurs d’activité de votre entreprise. Cette accessibilité permet à des utilisateurs de tous niveaux de compétence de naviguer et d’utiliser efficacement le logiciel.
Avec Sinao, vous pouvez définir des droits d’accès différents pour chaque utilisateur. Cela signifie que certains peuvent avoir accès à toutes les informations, tandis que d’autres peuvent être limités à certaines tâches spécifiques, en fonction de leur rôle et des missions qui leur sont confiées.
En choisissant Sinao, vous bénéficiez d’avantages financiers considérables, tels qu’une réduction de 50% pour les entreprises ou les assistants administratifs. De plus, vous avez accès à un contact direct avec le support client et la possibilité de bénéficier d’un compte gratuit pour tester les fonctionnalités.
Sinao permet de gérer les abonnements de manière flexible. Votre office manager peut payer pour le compte de votre entreprise, ou vous pouvez choisir de payer directement. Cette flexibilité est illustrée par un procédé de paiement différencié, comme expliqué ici.
Enfin avec Sinao, vous pouvez être connecté en même temps que votre assistant administratif, ce qui facilite la collaboration en temps réel. De plus, vous pouvez déléguer certaines tâches spécifiques à votre assistant administratif, tout en conservant le contrôle sur d’autres aspects de votre gestion comptable.
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