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Assistant administratif : comment mieux organiser la comptabilité de vos clients ?

5/1/2022

Sommaire


En tant qu’assistant administratif, il est exigé de vous que vous sachiez remplir de nombreuses missions différentes. Parmi ces missions, la gestion de la comptabilité de vos clients peut s’avérer la plus délicate. Pour la gestion de la comptabilité de vos clients, l’organisation est la clé. Il existe de nombreux moyens de vous assurer que votre organisation est optimale. Mais avant cela, il est essentiel de bien vous rendre compte de ce qui est attendu de vous en tant qu’assistant administratif.

Le métier d’assistant administratif : un poste à responsabilité

Vous êtes assistant administratif. De ce fait, votre employeur attend de vous que vous soyez capable de remplir un certain nombre de missions, d’endosser plusieurs casquettes. Vous devez vous montrer multi-tâche. L’attendu principal de votre employeur est le suivant : il doit pouvoir se reposer sur vous et sur votre travail pour alléger ses propres responsabilités, et son emploi du temps. Vous devez pouvoir répondre à ses attentes pour lui faciliter le travail, et pour lui faire gagner un temps précieux. Voilà pourquoi votre rôle est essentiel, pour votre employeur et pour l’entreprise dans laquelle vous travaillez.


Vos responsabilités en tant qu’assistant administratif varient en fonction de votre poste et des attendus de votre entreprise. Certains chefs d’entreprise exigent de leur assistant administratif qu’il gère la communication interne à l’entreprise, les aspects de maintenance, les emplois du temps… D’autres vont s’attendre également à ce que leur assistant administratif s’occupe aussi de la gestion des dossiers, des relations clients, ou de la comptabilité.


Voici une liste non exhaustive des tâches devant être remplies par l’assistant administratif.


  • le traitement administratif des dossiers en tout genre ;
  • la gestion de l’emploi du temps de son supérieur, voire des autres membres de l’entreprise ;
  • la gestion des mails et du courrier de l’entreprise ;
  • l’accueil téléphonique et parfois physique des clients, des partenaires et des prospects ;
  • la commande des fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ;
  • l’assistance des membres de l’entreprise - l’assistant administratif est un interlocuteur majeur des membres de l’entreprise, et passe souvent beaucoup de temps à répondre aux besoins des uns et des autres lors d’une journée de travail ;
  • l’aide à la comptabilité.


C’est justement parce que le poste d’assistant administratif demande une grande capacité d’adaptabilité que l’organisation est essentielle. C’est particulièrement vrai pour ce qui concerne le dernier point de notre liste : l’aide à la comptabilité.

Assistant administratif et comptabilité

Comme nous venons de l’expliquer, l’assistant administratif peut se voir attribuer la tâche délicate de la comptabilité de l’entreprise.

Au sein d’une entreprise, il existe plusieurs manières de gérer la comptabilité :


  • La comptabilité peut être gérée en externe par un expert-comptable embauché par l’entreprise ;
  • La comptabilité peut être gérée de façon mixte, la responsabilité des tâches comptables importantes étant confiée à un expert-comptable, et les tâches comptables quotidiennes étant gérées par les membres de l'entreprise ;
  • La comptabilité peut être gérée entièrement en interne, soit par le service comptabilité de l’entreprise s’il y en a un, soit par d’autres membres de l’entreprise, le chef d’entreprise endossant souvent lui-même une partie de ces responsabilités.


C’est dans le deuxième et le troisième cas que l’assistant administratif doit souvent prendre part à la gestion des tâches comptables. Il peut lui être demandé de prendre en charge tout ou partie de la comptabilité de l’entreprise. Ce fonctionnement peut être mis en place pour décharger le chef d’entreprise d’une grosse charge de travail superflue.


Il est important de bien comprendre une chose. La comptabilité est un domaine d’expertise particulier, qui, dans sa forme la plus poussée, exige des diplômes, ou du moins une formation. Lorsqu’une entreprise décide de gérer sa comptabilité en interne, et donc de la traiter sans passer par l’aide d’un expert comptable, cela demande une grande capacité d’adaptation, et une formation par l’expérience.

L’assistant administratif, sauf cas particulier, n’a pas de formation de comptabilité. Lorsque les tâches comptables lui incombent, cela ne fait que rajouter une charge mentale importante à la longue liste des choses auxquelles il doit penser. L’assistant administratif chargé des tâches comptables devra se former tout seul, par l’expérience.


Voilà pourquoi un assistant administratif chargé de missions comptables n’a pas le droit à l’erreur, et doit mettre toutes les chances de son côté pour être efficace. 

L’organisation : clé d’un assistant administratif efficace

Dans tous les métiers de secrétariat et de l’assistanat, les qualités d’organisation sont les qualités les plus recherchées. Il est essentiel, pour être un assistant administratif efficace, de savoir organiser son travail de manière claire et ordonnée. C’est tout particulièrement le cas lorsque l’on est chargé de la comptabilité clients. Voici cinq conseils pour vous aider à mieux organiser la comptabilité de vos clients.

5 conseils pour mieux organiser la comptabilité de vos clients

1 - Travailler dans un environnement organisé et clair


Ce premier conseil peut sembler évident, et pourtant, il est certainement le conseil le plus important de notre liste. Lorsque l’on doit organiser une grande quantité de données, et tout particulièrement lorsque ces données sont aussi importantes que le sont les données comptables de vos clients, il est crucial de faire preuve d’une organisation matérielle à toute épreuve.

Créez un environnement de travail qui vous aide à vous concentrer. Prenez soin de bien organiser votre poste de travail, de ranger chaque chose à sa place pour vous y retrouver. Si certaines choses vous distraient, n’hésitez pas à vous en débarrasser. Si, au contraire, certains objets ou certaines habitudes vous aident à vous concentrer, incluez-les dans vos habitudes de travail. Par exemple, débarrassez-vous de votre fauteuil qui grince et écoutez de la musique classique !

2 - Adopter un système de classement fiable et efficace


Ce conseil va de paire avec le précédent. Lorsque vous devez classer des données sous format papier, il est essentiel que vous adoptiez un système de classement fiable et efficace. Ainsi, vous serez certains de ne rien égarer, et vous retrouverez facilement un document dont vous avez besoin.

Vous pouvez mettre en place un système de classement qui vous est propre et qui vous correspond :

  • Investissez dans des trieurs et des étagères professionnelles ;
  • Mettez en place un code couleur ;
  • Utilisez un système d’étiquetage ;
  • Classez vos dossiers clients par ordre alphabétique ou chronologique ;


Pour ce qui est de la comptabilité plus précisément, ne perdez pas de vue que la Loi oblige une entreprise à être en capacité de fournir une facture pendant les dix années qui suivent sa création. Ainsi, en tant qu’assistant administratif, c’est à vous que reviendra la tâche d’organiser ces factures de façon à ce qu’elles soient facilement consultables par un potentiel inspecteur des impôts.


Le système de classement des factures est donc très important. Il est obligatoire de les numéroter selon une série régulière. Voici quelques façons possibles de numéroter ses factures :


  • Selon une suite de numéros : 001,002,003… La série peut revenir à 0 à la fin de chaque exercice comptable ;
  • Selon la date de production de la facture : 021021-01 ; 021021-02 ; 021021-03…
  • Selon un code mêlant lettres et chiffres : fac.210 ; fac.211 ; fac.212…


Le seul critère imposé par la Loi est la régularité de la série, qui ne doit pas être interrompue.

3 - Systématiser l’enregistrement des documents

 Pour une meilleure organisation, quoi de mieux que de pouvoir compter sur la technologie ? Il est désormais possible, pour gagner un temps plus que précieux, de systématiser l’enregistrement des documents. Si vous utilisez un système de stockage de documents numériques, la plupart des logiciels proposent la systématisation de l’enregistrement des données.

Par exemple, plutôt que de saisir à chaque fois la facture d’un client régulier, le logiciel peut le faire à votre place, afin de vous permettre de rayer vos factures mensuelles de votre liste de choses à faire.


4 - Travailler avec l’aide d’un expert-comptable


Comme nous l’avons signalé, la comptabilité est un domaine d’expertise précis. Pour un assistant administratif non formé, il peut être intéressant d’avoir recours à l’aide et au soutien d’un expert-comptable lors de la gestion de certaines tâches importantes. Par exemple, vous pouvez tout-à-fait prendre en charge vous-même la comptabilité quotidienne, et vous tourner vers un expert-comptable pour les comptes annuels.

5 - Utilisez un logiciel de gestion

Finalement, le meilleur conseil que l’on puisse donner à un assistant administratif est de s’équiper d’un bon logiciel de gestion. Non seulement ces logiciels permettent de systématiser l’enregistrement de documents ou la production de factures, mais ils ont également un grand nombre de fonctionnalités qui peuvent faciliter grandement le travail de l’assistant administratif.



Le logiciel de gestion : meilleur allié de l’assistant administratif


Il existe de nombreux logiciels de gestion administrative. Parmi ces logiciels, certains sont des logiciels tout-en-un, qui permettent de faciliter grandement l’organisation des tâches administratives en tout genre : comptabilité, factures, devis, mais également le suivi des clients et des projets, la gestion des stocks, et l’emploi du temps de l’entreprise. 


Voici une liste non-exhaustive des avantages qu’il y a à utiliser un logiciel de gestion lorsque l’on est assistant administratif chargé de la gestion de la comptabilité clients :


  • Toutes les données sont centralisées. Qu’il s’agisse des données comptables, des calendriers, des fichiers clients… Tout est classé et organisé sur le logiciel, ce qui permet un gain de temps et d’énergie phénoménal ;
  • Le logiciel de gestion permet de faciliter le travail d’équipe et la mise en commun des données. C’est particulièrement le cas si vous optez pour un logiciel en ligne, accessible par un mot de passe quel que soit le poste de travail, dès lors qu’il y a une connexion internet. Vos collègues pourront ainsi se connecter eux aussi sur le logiciel ;
  • Les logiciels de gestion sont des logiciels sécurisés : les données bancaires de vos clients et de vos partenaires sont en sécurité, gardées par des protections très fiables ;
  • Grâce aux logiciels de gestion, la production de documents pour la comptabilité de votre entreprise sera d’aspect très professionnel. En effet, ces logiciels offrent la possibilité de personnaliser les factures et devis, puis d’automatiser la mise en page que vous avez sélectionnée. Ainsi, si vous aviez l’habitude de créer vos devis et factures via un logiciel de traitement de texte, vous offrirez à vos factures un aspect bien plus professionnel. Les logiciels offrent même, la plupart du temps, la possibilité de faire apparaître le logo de l’entreprise sur les documents.


Ces logiciels de gestion tout-en-un sont à la fois adaptés aux petites entreprises et aux grandes entreprises. Pour sélectionner le bon logiciel, il faut d’abord comprendre et cibler les besoins particuliers de l’entreprise, et choisir le logiciel qui répondra au mieux à ces besoins.




Organiser la comptabilité clients n’est pas une mince affaire : c’est une mission de grande responsabilité. Lorsque l’on est assistant administratif, on se doit d’être à la hauteur de ce que l’on attend de nous, et de fournir un travail d’une organisation exemplaire. En matière de comptabilité, une erreur dûe à une mauvaise organisation ne pardonne pas. En optant pour un logiciel de gestion et une organisation claire et systématique, vous devriez rendre votre travail plus facile et plus efficace !



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