Le tableau de bord de gestion

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Le tableau de bord de gestion fait partie des outils importants d’aide au pilotage d’une entreprise. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les fonctions d’un tableau de bord de gestion ? Comment doit-il se présenter ? À quelles fins ? Avec quels outils ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre pour vous aider à mieux comprendre cet outil très utile.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion ?

Commençons par le commencement, avec une définition. Qu’est-ce qu’un tableau de bord de gestion ?

Vous avez peut-être entendu parler du tableau de bord de gestion sous une autre appellation : on parle aussi de tableau de bord budgétaire. Il s’agit du même outil.

Le tableau de bord de gestion est un outil qui a pour objectif d’apporter une aide aux entrepreneurs concernant la gestion de leur entreprise. Grâce au tableau de gestion, un chef d’entreprise sera en mesure d’évaluer le niveau de performance de sa stratégie de gestion.

Pour cela, le tableau de bord de gestion prend en compte les événements et les chiffres passés, et prévoit des objectifs à atteindre dans l’avenir. Le tableau de bord de gestion consiste en premier lieu à déterminer les variables à prendre en compte, qu’on appelle les indicateurs. 

Une fois les objectifs fixés, le tableau de bord de gestion apporte un support au chef d’entreprise pour effectuer un suivi, observer et analyser les variations des objectifs sur la durée. Lorsque l’on constate un écart entre ce qui était prévu et la réalité, il faut mettre le doigt sur le problème, l’identifier et agir en conséquence.

Il existe trois catégories principales de tableaux de bord, et il faut bien connaître la distinction entre les trois :

• Le tableau de bord de gestion : il se présente comme un budget. Il a une utilité à moyen terme.
• Le tableau de bord prospectif (balanced scorecard) : il a pour fonction exclusive de mesurer les performances de la stratégie d’une entreprise. Il a une utilité sur le long terme.
• Le tableau de bord opérationnel : il a pour fonction de mesurer l’efficacité des plans d’action. Il a une utilité sur le court terme.
  

Il est donc important de comprendre cette distinction pour bien saisir de quoi l’on parle ici. Nous nous intéressons au tableau de bord de gestion, qui est bien différent du tableau de bord prospectif et du tableau de bord opérationnel. Contrairement aux deux autres qui sont des outils de mesure, le tableau de bord de gestion est plutôt un outil de suivi, un guide.

Quelles sont les utilités d’un tableau de bord de gestion ?

Maintenant que nous avons expliqué ce qu’est un tableau de bord de gestion, rentrons plus en profondeur dans le vif du sujet. Quelles sont les différentes utilités d’un tableau de bord de gestion ?

On peut distinguer principalement trois intérêts majeurs au tableau de bord de gestion.
Le tableau de bord de gestion est un outil...

• ...d’anticipation : en tant que budget établi, le tableau de bord de gestion permet d’anticiper les potentielles futures difficultés financières et de les contrer de la manière la plus efficace possible ;
• ...d’aide au pilotage : le tableau de bord de gestion permet de faire un rapprochement entre le objectifs fixés et l’efficacité des mesures prises, de façon à piloter l’entreprise toujours mieux, en se rapprochant toujours plus des objectifs ;
• ...d’aide à la décision : lorsqu’une entreprise se retrouve dans une position qui nécessite une prise de décision, se référer au tableau de bord de gestion permet d’éviter un écart trop important relativement au budget fixé, et permet également de mettre en place des rectifications efficaces le cas échéant.
  

Il est important de comprendre que l’utilité du tableau de gestion se construit certes sur la durée, mais seulement sur une durée à moyen terme. Toutes les entreprises ont recours au tableau de bord de gestion pour piloter leur entreprise, et en particulier les auto-entrepreneurs, qui ont plus que quiconque besoin d’une ligne conductrice pour tenir les rênes de leur entreprise.

Comment doit se construire un tableau de bord de gestion ?

Vous avez maintenant compris ce qu’est un tableau de bord de gestion, et de façon un peu plus approfondie, quelles en sont les utilités. Maintenant, nous allons passer à une description un peu plus pratique de cet outil, en vous expliquant comment construire un tableau de bord de gestion, et ce qui doit apparaître dedans.

Construire un tableau de gestion ne présente pas de difficulté majeure en pratique. Les tableaux de bord prospectifs et opérationnels nécessitent des indicateurs spécifiques et particuliers en fonction de l’entreprise concernée, et demandent de fait une préparation plus complexe, et notamment, une longue phase de réflexion. Or, dans le cas des tableaux de bord de gestion, les données à saisir sont plus faciles.

En effet, les indicateurs à utiliser pour concevoir un tableau de bord de gestion sont strictement les mêmes, quelle que soit la nature de l’entreprise (la plupart du temps). 

Pour que votre tableau de bord de gestion soit efficace, et pour qu’il reste efficace, il est indispensable de le mettre à jour le plus régulièrement possible.

Les indicateurs financiers qui doivent apparaître sur le tableau de bord de gestion sont les suivants (il s’agit d’une liste non-exhaustive) :

• Le montant du chiffre d’affaires doit apparaître ;
• Le taux de marge doit apparaître ;
• Le montant des charges fixes doit apparaître ;
• Le montant des charges variables doit apparaître ;
• Le seuil de rentabilité doit apparaître ;
• L’importance du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit apparaître ;
• L’importance de l’Excédent Brut d’Exploitation (EBE) doit apparaître ;
• Le niveau de la trésorerie doit apparaître ;
• Le niveau de la sous-traitance, le cas échéant, doit apparaître ;
• Le délai de paiement des clients doit apparaître ;
• Le délai de paiement des fournisseurs doit apparaître ;
• Le délai de rotation des stocks doit apparaître ;
• Le montant des investissements doit apparaître…
  

Comme signalé plus haut, la liste n’est pas exhaustive et est adaptable aux besoins et aux pratiques de votre entreprise. Toutefois, il est important de retenir que tous les indicateurs financiers ont leur place sur le tableau de bord de gestion.‍

Les indicateurs non-financiers qui peuvent apparaître sur le tableau de bord de gestion sont moins nombreux, mais certains en particulier peuvent y figurer :

• Le taux de retour des marchandises et produits peut apparaître ;
• Le degré de satisfaction des clients peut apparaître.
  

Une fois que vous vous serez chargés de définir tous ces indicateurs, vous devrez vous charger de les faire apparaître sous forme de tableau. Le tableau doit prendre cette forme :

Les indicateurs doivent apparaître les uns en dessous des autres dans le tableau. Voici à quoi correspondent les colonnes :

• L’existant correspond aux données passées qui ont été observées, par exemple, sur un compte de résultats ;
• Les prévisions correspondent aux objectifs visés, qui ont été fixés sur une période de temps donnée ;
• Les réalisations correspondent à la performance atteinte sur la même période de temps donnée ;
• Les écarts correspondent à la différence entre les prévisions et la réalisation : l’entreprise peut ne pas avoir atteint ses objectifs, ou encore les avoir excédé - doit apparaître la différence ;
• La justification correspond à l’explication de l’origine des écarts, et doit énoncer les actions correctives prévues pour contrer le problème et y remédier.
  

Gardez toujours en tête que plus votre tableau est clair et lisible, plus il est efficace. Essayez de le concevoir le plus proprement et précisément possile.

Comment réussir son tableau de bord de gestion ?

Savoir ce qui doit apparaître dans son tableau de bord de gestion, c’est une chose. Mais le réussir et le rendre efficace, c’en est une autre !

Voilà trois conseils que nous vous donnons pour vous permettre de réussir votre tableau de bord de gestion : 

• Prenez le temps d’y réfléchir avant de la construire ;
• Identifiez les indicateurs financiers pertinents par rapport à votre entreprise ;
• Soignez la forme de votre tableau de bord de gestion.
  

Si vous appliquez ces trois conseils, tout devrait bien se passer ! Nous nous sommes assez attardé sur les deux premiers points, mais le troisième n’en est pas moins important. Il est en effet essentiel  de soigner la forme de votre tableau de bord de gestion. Pour vous aider, vous pouvez investir dans un bon logiciel de gestion.

Construire un tableau de bord de gestion avec Sinao

Comme pour la plupart des tâches comptables, en ce qui concerne la réalisation de votre tableau de bord de gestion, deux solutions s’offrent à vous : avoir recours à l’aide d’un professionnel, ou vous débrouiller par vos propres moyens. Comme toujours, la problématique demeure inchangée : payer plus cher pour l’expertise d’un professionnel, ou payer beaucoup moins cher pour un logiciel ?

Pour faire des économies, réfléchissez à la possibilité du logiciel de gestion : mais choisissez-le bien.

Un bon logiciel de gestion, pour générer un bon tableau de bord, doit répondre à certain nombre de critères :

• Il doit être ergonomique, facile à prendre en main ;
• Il doit offrir des possibilités de personnalisation assez variées ;
• Il doit être designé pour vous faire gagner du temps ;
• Il doit vous apporter une aide et un guide pour vous permettre de remplir votre tableau de la manière la plus professionnelle possible.
  

Le logiciel de gestion de Sinao permet d’éditer des tableaux de bord de gestion soignés et efficaces. Grâce à votre tableau de bord de gestion édité par votre logiciel Sinao, vous pourrez suivre l’activité financière de votre entreprise en toute sérénité. Vous pourrez anticiper et optimiser vos dépenses efficacement.