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Comment numériser ses factures papier ?

22/7/2020

Sommaire

Pour des questions d’organisation et de gestion, il est bien souvent beaucoup plus pratique de conserver les documents importants sous format numérique.

C’est le cas notamment des factures d’achat et de vente qu’un entrepreneur doit impérativement conserver pour sa comptabilité. La dématérialisation des factures est une procédure qui est soumise à certaines conditions pour être admise sur le plan fiscal. 

Pour vous permettre de vous y retrouver, et de numériser vos factures dans les règles de l’art, nous avons réuni dans cet article les points importants de la procédure.

Les conditions à respecter pour numériser ses factures papier

L’article A 102 B du livre des procédures fiscales fixe les conditions de numérisation des factures papier. Depuis le 30 mars 2017, il est donc parfaitement légal de numériser toutes ses factures pour leur conservation.

Cependant, cette numérisation se fait par le biais d’une procédure réglementée

  • La forme numérisée doit être une copie conforme de la facture papier - cette dernière doit être reproduite à l’identique. Il est donc préférable d’aller vers une numérisation en couleur, surtout s’il y a un code couleur porteur de sens dans la facture.
  • Le document numérique doit impérativement être au format PDF.
  • La facture numérisée doit être protégée par une sécurité électronique, comme une signature électronique ou une empreinte électronique pour protéger l’authenticité du document.
  • Le fichier doit être horodaté.

Lorsque les factures numérisées doivent être envoyées, il faut là aussi respecter certaines règles.

Une facture papier qui a été numérisée, lorsqu’elle est envoyée par voie électronique, est considérée comme une facture papier. Les factures numérisées sont donc à dissocier des factures électroniques, conçues comme telles.

Il existait une tolérance qui permettait d’assimiler les factures numérisées à des factures numériques. Cette tolérance n’est plus en vigueur depuis janvier 2020.

Les outils à utiliser pour numériser ses factures papier

Pour une numérisation optimale, il faut évidemment choisir un outil de qualité, qui permettra d’effectuer des copies conformes des factures papier.

Chez Sinao, nous conseillons vivement l’application Adobe Scan, qui est une application compatible iOS et Android.

Adobe Scan est une application spécialement conçue pour ce genre d’usage.

La documentation à rédiger pour garder une trace de la procédure de numérisation

Au cours de la procédure d’archivage numérique, il est nécessaire de garder une trace en rédigeant de la documentation

Cette documentation écrite est un document qui doit retracer chaque étape du processus de numérisation. Elle est propre à chaque entreprise, qui doit faire le choix des informations jugées utiles à faire apparaître dans le document.

L’entreprise est d’ailleurs tenue de faire des contrôles réguliers dans son entreprise pour vérifier que les procédures de numérisation soient conformes à ce qui est indiqué sur la documentation.

Les sanctions en cas de non-respect de la procédure de numérisation des factures

Puisque, comme nous venons de le voir, la numérisation des factures est soumise à une réglementation stricte, tout manquement aux critères de numérisation est passible d’une sanction.

Si les conditions obligatoires de numérisation ne sont pas respectées, en cas de demande de facture par un client ou un fournisseur, c’est la version papier qui doit être fournie. Si l’entreprise n’est pas en mesure de fournir ni la facture papier d’origine, ni une facture numérisée selon les conditions légales, alors on parle de défaut de facture.

Pour justifier un droit à déduction de la TVA, il est nécessaire de fournir des factures comme preuve. En cas de défaut de facture, ce droit à déduction est remis en question.

Sur le sujet de la numérisation des factures, il faut surtout retenir qu’une entreprise doit être bien renseignée et appliquer la bonne marche à suivre au moment de la procédure de numérisation. Elle doit impérativement s’assurer d’avoir fait les choses comme il faut avant de détruire ses factures papier.

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