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Comment conserver ses factures ?

5/1/2021

Sommaire

Il existe des règles très strictes en matière de conservation des factures. Une entreprise doit être en capacité de présenter ses factures d’achat et ses factures de vente (en d’autres termes, ses factures reçues et ses factures émises). Les conditions de conservation de ces factures sont réglementées, et une entreprise se doit de respecter certains paramètres concernant le support de conservation des factures, et le temps de conservation des factures.

Si ces conditions de conservation des factures ne sont pas respectées, l’entreprise peut se retrouver en position de fraude et peut encourir un certain nombre de sanctions pour défaut de facturation.

Afin d’éviter ce genre de problèmes malheureux, il est important qu’un entrepreneur soit informé sur la question. Voici pour vous une synthèse de ce qu’il y a à savoir sur la conservation de factures.

Pourquoi conserver ses factures ?

Lors d’un contrôle fiscal, il est impératif qu’une entreprise soit en capacité de présenter toutes les factures demandées, sur le délai légal de conservation des factures. Ces factures attesteront de la véracité de vos déclarations fiscales en cas d’enquête, ou de contrôle aléatoire.

La loi fiscale concernant la conservation des factures s’applique à la fois aux factures émises et aux factures reçues. Elle réglemente les modalités de conservation des factures : le support sur lequel les factures doivent être conservées ; le lieu où conserver les factures ; le temps pendant lequel les factures doivent être conservées.

En somme, à la question “pourquoi conserver ses factures”, la réponse est simple : parce que la loi fiscale l’impose. Il s’agit d’une garantie de l’honnêteté et de la propreté de votre entreprise, et la loi a pour objectif d’éviter les fraudes.

Sur quel support conserver ses factures ?

Il existe à ce jour deux types de supports principaux pour les factures : les factures papier et les factures électroniques. Lorsque le document est édité, il est édité sur l’un ou l’autre de ces formats. Le support de conservation de la facture dépend de son format initial.

Les différences entre une facture papier et une facture électronique

Facture papier

La facture papier est la facture sous son format le plus classique et le plus ancien. Il s’agit tout simplement d’une facture se présentant comme une feuille de papier, où se trouvent toutes les informations relatives à la transaction.

Même s’il est tout-à-fait possible de produire une facture papier manuscrite, il est plus fréquent de trouver des factures papier mises en page par un logiciel, puis imprimées et présentées de façon plus professionnelle au client.

Tant que toutes les mentions obligatoires apparaissent sur la facture papier, de façon claire et visible, la facture est valable.

Facture électronique

On parle de facture électronique dès lors que le document est transmis entre vendeur et acheteur sous un format dématérialisé. Sont incluses sous cette appellation les factures :

  • transmises avec une signature électronique
  • transmises par un échange de données informatisées
  • transmises par mail en format .pdf

Conserver des factures papier

Une facture qui a été émise en format papier, et qui n’a jamais été dématérialisée selon les règles précises qui encadrent cette pratique par la suite, doit être conservée en format papier.

Les factures papier de l’entreprise doivent être conservées obligatoirement sur le territoire français. Il est aussi important que les factures soient stockées selon un système de classement suffisamment efficace. Les factures doivent être en permanence accessibles à l’administration fiscale en cas de contrôle.

Il est possible, pour certaines entreprises, de conserver leurs factures papier sous format numérique. Toutefois, il faut être vigilant : cette pratique est très réglementée, et l’encadrement est très strict. Il est possible de numériser des factures de vente et d’achat initialement émises au format papier. Mais pour que ce soit légal, la conservation numérique doit précisément respecter à la lettre les conditions indiquées par l’article A202B du livre des procédures fiscales. Ces conditions sont les suivantes :

  • Le format numérique doit être exactement similaire à l’original. L’image ne doit subir aucun traitement. La numérisation doit être faite en couleur. Les proportions doivent être les mêmes (l’image ne doit pas être rognée, etc…)
  • Si le document papier contient des ajouts - par exemple des ajouts manuscrits, des précisions ajoutées à la main, des remarques, des annotations de n’importe quelle nature - ces ajouts doivent apparaître distinctement sur la version numérisée.
  • Si le fichier est compressé, le document ne doit pas subir d’altération au visionnage.
  • L’entreprise doit horodater la version numérique de la facture.
  • La facture numérisée doit être conservée au format .pdf (ou PDF A/3), et le document doit être sécurisé. Cette sécurité doit prendre la forme d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique, ou de tout autre système de sécurité équivalent ou similaire.

ATTENTION : si, en tant qu’entrepreneur, vous souhaitez avoir recours à un procédé de numérisation des factures, par exemple par un logiciel spécialisé, vous devez impérativement vous renseigner en amont sur la capacité de ce prestataire à fournir des numérisations conformes aux normes fiscales imposées. Si jamais vos factures numériques ne correspondent pas aux normes imposées, seule votre responsabilité sera engagée.

Conserver des factures électroniques

En ce qui concerne la conservation des factures électroniques, les règles sont beaucoup plus souples. L’entreprise a le choix du support informatique sur lequel conserver ses factures électroniques. En ce qui concerne le lieu de stockage, et le support de stockage, il n’existe aucune règle particulière

L’entreprise peut en effet choisir de stocker ses factures électroniques en France ou dans un autre pays de l'Union européenne sans aucune garantie. Il est même possible de stocker ses factures dans un pays extérieur à l’Union européenne, à la condition que le pays en question ait une politique équivalente à celle de l’Europe en matière de droit d’accès aux données.

Si l’entreprise décide de stocker ses factures dans un pays extérieur à l’Union européenne, elle doit impérativement fournir toutes les informations nécessaires pour faciliter l’accès aux données par l’administration fiscale française.

Un système de classement efficace 

La loi ne dit rien sur les conditions de stockage des factures, au niveau de l’organisation et du classement. Nous ne pouvons que fortement recommander à un entrepreneur de soigner son classement de factures.

Avec le temps, le nombre de factures à classer augmente. Que vous décidiez de stocker vos factures au format papier ou au format numérique, le système de classement que vous choisissez est important. Votre système de classement doit vous permettre de retrouver n’importe quelle facture le plus rapidement possible, à partir de quelques informations ciblées. L’organisation est la clé pour gagner du temps.

Pour conserver ses factures de manière centralisée et efficace, vous pouvez choisir d’avoir recours à un logiciel de facturation. Le logiciel de facturation de Sinao permet aux entrepreneurs d’éditer leurs factures de vente et d’achats. Toutes vos factures sont ensuite centralisées, conservées en ligne au même endroit, pour vous permettre de les retrouver facilement.

Le logiciel de facturation Sinao vous simplifie les choses : il vous permet de gagner du temps, et de ne plus perdre vos factures, ou autres documents comptables. Pour retrouver une facture, il vous suffit de retrouver le client ou le fournisseur, ou bien la date de facturation.

Si vous voulez une version papier de votre facture, vous pouvez sans problème l’imprimer à partir du logiciel.

En somme : un entrepreneur qui souhaite se simplifier les choses, et avoir accès à toutes ses factures de façon centralisée et intuitive, a tout intérêt à s’équiper avec Sinao. Grâce à Sinao, vous aurez accès à un classement et une conservation de vos factures efficaces, et cela en fournissant un effort minime. Sinao vous fera gagner du temps et de l’énergie dans la tâche de classification et de conservation des factures.

Combien de temps conserver ses factures ?

Selon la loi fiscale, les factures émises et reçues doivent être conservées par une entreprise pendant au moins 6 ans

Pour déterminer le délai de 6 ans, c’est simple : il faut commencer à compter soit à partir de la date où la facture a été établie, soit à partir de la date de la dernière inscription dans les livres de la société.

Pour les factures électroniques, il y a une légère particularité : puisque la facture a été établie au format numérique, elle doit être conservée sous son format d’origine, c’est-à-dire au format numérique. Cependant, sur les 6 ans obligatoires, la facture ne doit être conservée au format numérique que pendant les 3 premières années. Si l’entreprise veut l’imprimer et la conserver au format papier passé ce délai de 3 ans, elle peut tout-à-fait le faire.

Même si, fiscalement, on parle de 6 ans de conservation obligatoire, juridiquement, on conseillera plutôt aux entreprises de conserver leurs factures pendant 10 ans. Même si cela n’a rien d’obligatoire, conserver vos factures 10 ans au lieu de 6 offrira une garantie supplémentaire en cas de besoin.

Non-respect des conditions de conservation des factures : les sanctions.

Puisque la conservation des factures est soumise à des contraintes légales, tout manquement à ces contraintes légales entraîne de fait des sanctions

Lorsque, d’une manière ou d’une autre, une entreprise manque à ses obligations en matière de facturation, on parle de défaut de facturation. Un défaut de facturation peut être assimilé à de la fraude fiscale, et entraîne de fait des sanctions. Si un défaut de facturation est remarqué lors d’un contrôle fiscal, l’entreprise se verra sanctionner pour la faute commise.

Les sanctions encourues pour défaut de facturation dépendent de la faute commise. 

  • Si une entreprise ne conserve pas ses factures de vente, elle encourt une pénalité de 50% du montant de la facture.
  • Si une entreprise ne conserve pas ses factures d’achat, elle encourt un rehaussement du bénéfice taxable.
  • Si l’entreprise ne conserve pas ses documents comptables, elle encourt un rejet de comptabilité.
  • Si une entreprise refuse de présenter des documents comptables ou des factures qui lui sont réclamées par l’administration fiscale, elle encourt une amende de 5.000 euros.

Même si la conservation des factures peut sembler une tâche encombrante et pénible, il ne faut pas négliger son importance. Il peut s’avérer crucial pour une entreprise de faire les choses dans les règles de l’art, et d’être en capacité de présenter des factures conservées correctement et selon la loi.

Pour résumer 

Il y a beaucoup de détails à connaître concernant la conservation des factures. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un résumé synthétique :

  • Une facture numérique doit se conserver sous son format initial ;
  • Une facture papier peut se conformer sous son format initial, ou bien en format numérique selon certaines conditions très strictes ;
  • Le délai de conservation est de 6 ans minimum ;
  • Un défaut de facturation entraîne des sanctions.

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