Comment gérer la comptabilité de votre entreprise ?

L’établissement d’une comptabilité est encadré par la loi, plusieurs règles doivent être respectées pour que celle-ci soit valable.

Toute entreprise qui se veut sérieuse a l’obligation de gérer sa comptabilité. Cette dernière représente l’image financière de l’entreprise.

Bien gérer sa comptabilité permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs mais aussi d’avoir un regard permanent sur sa situation financière. De quoi assurer une bonne gestion stratégique de l’entreprise et continuer à faire du profit.

Pour toutes ces raisons, nous pensons qu’il est primordial pour tout dirigeant de savoir comment gérer la comptabilité de son entreprise.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

  1. Dans une entreprise la comptabilité est un outil d’évaluation en temps réelle qui permet de recueillir et de partager les informations relatives à l’activité économique et au patrimoine financier, matériel et incorporel.
  2. Son objectif est de donner une valeur à l’activité de l’entreprise et de tirer les conclusions qui en ressortent.
  3. La comptabilité permet de répondre aux obligations de sa tenue comme par exemple celle de dépôt des comptes annuels.
  4. C’est un outil d’analyse de prévision d’éventuelles difficultés financières.

Les entreprises sont soumises à certaines obligations légales:

  1. Enregistrer tous les mouvements financiers de l’entreprise dans un logiciel non modifiable
  2. En conserver les traces (pièces justificatives et factures) au moins pendant 10 ans
  3. Déposer leurs comptes chaque année, à la fin de l’exercice, au tribunal du commerce (Le bilan, le compte de résultat et les annexes)
  4. D’effectuer les inventaires une fois par ans

Pour cela la tenue de la comptabilité doit être régulière, franche, exacte et transparente et aidé d'un logiciel de gestion.

Mais il est clair que la comptabilité est la bête noire de toutes les entreprises et que les dirigeants l’ont en horreur. Le tout c’est de comprendre le concept et de se familiariser avec les bonnes méthodes et d'utiliser un bon outil de gestion comptable.

Il existe deux manières de gérer sa comptabilité. Elle peut être gérée en interne ou par un tiers en externe.

Comment externaliser la gestion de sa comptabilité ?

La gestion externe de l’entreprise suppose la présence d’un expert-comptable. Ce dernier effectue toutes ou une partie des tâches comptables de l’entreprise.

Dans une lettre de mission le dirigeant devra expliquer au comptable les tâches qui lui seront confiées. Selon ses besoins il peut s’agir simplement de la présentation des comptes annuels ou la tenue complète de la comptabilité de l’entreprise.

Les deux formules d’externalisation le plus souvent proposées :

  • L’externalisation totale : tenue de toute la comptabilité de l’entreprise de la saisie comptable à la production des états financiers
  • L’externalisation partielle : l’entreprise réalise la saisie comptable avec un logiciel de gestion comptable connecté à son expert comptable et l’expert-comptable révise les comptes et dresse le bilan annuel

Lorsque la comptabilité est externalisé, la loi n’autorise que l’expert-comptable à tenir la comptabilité de l’entreprise. Il a le monopole dans ce domaine.

Avantages et inconvénients de l’externalisation

Le recours à un expert-comptable sécurise la gestion de la comptabilité au sein de l’entreprise.

Etant dans ce domaine, il est spécialiste de ces tâches et maîtrise la réglementation en vigueur. Il va donc s’assurer que la comptabilité soit conforme aux lois et que l’entreprise respecte ses obligations fiscales.

L’entreprise pourra le tenir responsable lorsqu’il manquera à certains de ses devoirs qui lui sont imposés par son code de déontologie.

Un autre avantage de la gestion extérieur de la comptabilité c’est que l’expert-comptable est à même de donner des conseils stratégiques au dirigeant pour le bien être de l’entreprise.

Il faut noter que l'externalisation de la comptabilité auprès d'un expert comptable coute entre 50€ HT et 500€ HT d'honoraires par mois et varie en fonction du volume de document traités et du niveau de conseil qu'il vous proposeras.

Comment gérer sa comptabilité en interne ?

La gestion interne de l’entreprise suppose qu’elle s’occupe elle-même de toutes les tâches comptables et qu’elle s’organise toute seule en fonction des résultats.

La première chose à faire c’est de désigner la personne qui va s’en charger. Dans les TPE et PME c’est le dirigeant ou un assistant qui assure cette fonction. Ils doivent être en mesure de :

  • Choisir un plan comptable adapté à l’entreprise et le personnaliser
  • De réceptionner les documents, de faire la saisie comptable, de numéroter et de classer les pièces comptables
  • D’établir des déclarations fiscales à savoir la TVA, CVAE, CFE, déclaration de résultat, etc.
  • D’effectuer les inventaires, d’établir les comptes annuels et de les déposer au greffe du tribunal de commerce
  • De clôturer des comptes, de rédiger les états financiers définitifs, d’ouvrir l’exercice suivant et de comptabiliser les a-nouveaux

Avantages et inconvénients de la gestion interne

Lorsqu’une entreprise maîtrise le processus de gestion interne de sa comptabilité, elle supervise directement l’établissement de ses comptes et des tâches afférentes.

Elle peut relayer l’information plus rapidement et plus facilement et lier leurs comptabilité à leurs système d'information.

De cette manière, les différents services de l’entreprise pourront avoir recours à une même base de données de quoi faciliter l’intégration de la comptabilité.

Il est toujours plus économique pour une entreprise de gérer elle-même sa comptabilité. Mais il est vrai que lorsque le dirigeant s’occupe des tâches comptables sans être spécialisé là-dedans il sacrifie du temps qu’il aurait pu investir dans la production.